У нашей Гали очень важная работа — она следит, чтобы хлебушек на полках был свежим, а чипсики на полках… ну, просто стояли вкусные. А вот вкручивать лампочку в бакалейном отделе — не обязанность Гали. Хоть она это и умеет. Но делать не будет. И вам не советует выходить за пределы должностных инструкций.
Содержание
Что такое должностная инструкция и зачем нужна
Виды должностных инструкций: типовая и индивидуальная
Что включить в документ: структура и формулировки
Как оформить должностную инструкцию: порядок утверждения
Как обновлять и менять инструкцию
Частые вопросы про должностные инструкции
Что такое должностная инструкция и зачем нужна
Должностная инструкция — это документ, который объясняет сотруднику, что именно он должен делать на своей позиции, а работодателю — за что он этому сотруднику платит.
🥸 Если говорить совсем формально, должностная инструкция — это локальный нормативный акт (или приложение к трудовому договору), который фиксирует трудовую функцию, обязанности, права и ответственность конкретного работника.
Зачем нужна должностная инструкция? Если коротко — чтобы снизить неопределённость.
Руководитель Гали всегда может спросить у неё, как дела у свежести хлебушка. И если бородинский зачерствел — это проблема Гали. А вот та самая лампочка в бакалее, конечно, руководителя раздражает, но с Гали взятки гладки. И это знают и Галя, и руководитель, и лампочка.
Должностная инструкция даёт право спросить с сотрудника за конкретный участок работы и защищает в трудовых спорах. Уволить за невыполнение обязанностей, которых нет в документах, практически нереально.
По Трудовому кодексу, работодатель не должен клепать должностные инструкции на всех сотрудников. Но трудовая функция — это уже обязательное условие трудового договора (ст. 57 ТК РФ). А раскрыть её можно либо прямо в договоре, либо в должностной инструкции.
А ещё есть такая сущность, как должностные обязанности — это конкретные действия, которые сотрудник выполняет в рамках своей трудовой функции.
Что входит в обязанности, а что нет — определяет работодатель. Но здесь есть важное ограничение: нельзя записать туда всё, что придёт в голову. Обязанности должны соответствовать квалификации, должности и здравому смыслу. Нельзя заставить бухгалтера чинить принтер, а водителя — составлять бухгалтерский баланс. Точнее, записать-то можно, но при первом же споре такой документ окажется обычной бумажкой.
Виды должностных инструкций: типовая и индивидуальная
Представим, вам нужно составить должностную инструкцию — разберёмся, как это сделать.
Когда достаточно типовой должностной инструкции
Типовая должностная инструкция подходит, когда у вас есть несколько сотрудников на одинаковых позициях. Например, пять продавцов в магазине или три оператора кол-центра. У них идентичная трудовая функция, одинаковые KPI и зона ответственности.
В таком случае одна инструкция на всех — это нормально. Она экономит время, унифицирует требования и облегчает онбординг новых людей. Это кстати, любимый вид инструкции нашей Гали.
Когда нужна индивидуальная версия
Когда позиция уникальна или сотрудник совмещает несколько ролей. Например, у вас есть PR-менеджер, который заодно ведёт корпоративный блог и отвечает за внутренние коммуникации. И кофе варит — самый вкусный на вашем этаже. Или руководитель отдела, у которого есть управленческие функции плюс личные проекты.
В таких случаях слепое копирование профстандарта или чужого шаблона скорее всего не пройдёт. Инструкция получится оторванной от жизни, и сотрудник с чистой совестью будет игнорировать то, что в неё не попало.
А мы с чистой совестью отдаём вам промокод со скидкой на любую профессию в Яндекс Практикуме.
Что включить в документ: структура и формулировки
«Я к вам пишу, чего же боле»… Ой, Галя отвлеклась. Так, кстати, писать должностную инструкцию не надо.
Хорошая должностная инструкция — это чёткая, логичная конструкция из четырёх блоков.
Обязательные разделы: общие положения, обязанности, права, ответственность
- Общие положения. Название должности, подчинённость, требования к квалификации, порядок приёма и увольнения, кто замещает на время отсутствия.
- Должностные обязанности. Самый важный раздел. Именно здесь вы перечисляете, что сотрудник должен делать.
- Права. Какие ресурсы, информация и полномочия у него есть, чтобы кайфово выполнять свои обязанности.
- Ответственность. За что конкретно отвечает сотрудник и какие санкции могут последовать, если он будет филонить (дисциплинарная, материальная).
Шаблон должностной инструкции
Так в инструкцию можно засунуть что угодно, от закупки кофе до уборки гаража. В суде такая формулировка не подтвердит чёткую трудовую функцию.
Понятен тип задач, результат и границы. Как минимум руководитель не попросит починить кондиционер.
«Высокий уровень» для каждого свой — это слишком субъективно. Уволить за «невысокий» уровень почти невозможно.
Ну, понятно, тут конкретно, понятно и прозрачно. И сотруднику хорошо, и для работодателя страховка.
У материальной ответственности есть строгие рамки по ТК. Прописать такую фразу можно, но она ничего не даст, кроме иллюзии контроля: такие вещи регламентирует трудовой кодекс.
Всё по закону, хоть и налагает на сотрудника ответственность и необходимость быть взрослым и внимательным.
Как оформить должностную инструкцию: порядок утверждения
🪄Превращаем файлик на компьютере в полноценный кадровый документ.
Пошаговый порядок оформления
Одна схема и для ИТ-стартапа, и для производства нечерствеющих булочек с малиной (или с изюмом, если вы психопат).
1️⃣ Разработка проекта. Руководитель подразделения или HR пишут текст с опорой на реальные задания.
2️⃣ Согласование. Юрист проверяет документ на возможные риски. Если документ затрагивает профсоюз — смотрят и там.
3️⃣ Утверждение. Руководитель организации ставит гриф «Утверждаю». С этого момента документ становится локальным нормативным актом.
4️⃣ Ознакомление. Сотрудник читает инструкцию и ставит подпись. Без подписи инструкция для него — просто бумажка для любых целей. И тех самых, о которых вы подумали, в первую очередь.
Где чаще всего допускают ошибки
Вот так не надо:
❌ Составлять инструкцию для галочки и класть в стол. При первом же конфликте оказывается, что никто ничего не подписывал, а сотрудник в глаза её не видел.
❌ Не обновлять. Инструкция написана в 2019 году, а в 2026-м человек делает уже совсем другую работу — где уже давно есть ИИ и нет факса. Документ превращается в бесполезный артефакт.
❌ Путать с трудовым договором. В договоре прописаны базовые условия труда, в инструкции — детализация функции. Это два разных документа, даже если инструкция — это приложение к договору.
Как обновлять и менять инструкцию
Вы нанимали классного маркетолога для настройки рекламы, а сегодня этот же человек генерирует вам контент с помощью нейросетей. Инструкция должна за этим успевать.
Когда имеет смысл обновить инструкцию:
- У компании появились новые инструменты, продукты, процессы. То, что вчера делал один отдел, сегодня передали другому.
- Появились новые профстандарты, требования охраны труда, отраслевые нормативы.
- Произошли оргштатные мероприятия: сокращение, реструктуризация, переименование должностей.
Инструкция — самостоятельный локальный акт. Работодатель может внести изменения в одностороннем порядке. Главное — познакомить сотрудника с новой версией под подпись. Если сотрудник не согласен, он может отказаться от подписи, но обязан продолжать работу, если изменения не меняют его трудовую функцию кардинально.
Многие HR и юристы советуют делать инструкцию отдельным документом, а не пришивать её к трудовому договору. Потому что изменение в приложении к договору касается условий труда, и для этого нужно письменное согласие работника. Если сотрудник не согласен, можно попробовать провести процедуру по ст. 74 ТК РФ (изменение по организационным или технологическим причинам с уведомлением за два месяца), но это уже серьёзная история с рисками судебных споров.
Финальный чек-лист
Чек-лист для HR
Чек-лист для руководителя
Частые вопросы про должностные инструкции
Можно ли принять сотрудника без должностной инструкции?
Да, закон этого не запрещает. Но тогда трудовая функция должна быть максимально подробно прописана прямо в трудовом договоре. И вы всё равно придёте к тому же самому, только менее структурированно.
Должен ли сотрудник выполнять работу, которой нет в инструкции?
Нет. Вы, конечно, можете попросить, и он может согласиться. Но требовать или наказывать за отказ вы не имеете права.
Что делать, если сотрудник отказывается подписывать новую инструкцию?
Зафиксировать отказ актом. Если новая инструкция не меняет трудовую функцию, он всё равно обязан её соблюдать: работодатель имеет право уточнять обязанности. Если сотрудник отказывается работать вообще, это повод для дисциплинарного взыскания.
Где взять образец должностной инструкции?
Готовые формы есть в справочно-правовых системах, но мы советуем их дорабатывать под себя. Используйте шаблон как скелет, а мясо наращивайте под реальную работу.
Как в 2026 году работать сверхурочно не за «спасибо», а за деньги
Грейд и грейдовая система: что это значит для вашей зарплаты, роста и потолка
ДМС от работодателя: что вам реально оплатят и как этим пользоваться
Кадровый резерв: зачем компании запасные люди, если никто не собирается увольняться
