Как мы приручили ИИ-агента в Битрикс24, который теперь работает за нас, себя и того парня

Как мы разбираемся со встречами в календаре

Главред «Кинжала» руководит всеми процессами на проекте: отвечает за контент-план, постановку задач авторам и дизайнерам, следит за выпуском статей в срок, придумывает гипотезы — и всё это в условиях вечного цейтнота. Каждое утро она открывает календарь и смотрит, какие встречи запланированы на день, что можно подвинуть, чтобы втиснуть очередную горящую задачку. 

Однажды утро совсем не задалось: на регулярную планёрку наложились две несогласованные встречи. Раньше проблему приходилось разруливать вручную: писать в чаты, уточнять у каждого сотрудника, когда он свободен, искать окна в календаре, пересогласовывать время всех встреч. Но в тот момент мы уже тестировали ИИ-агента Битрикс24, поэтому главред открыла чат с агентом и написала:

Оказалось, что некоторых сотрудников не будет на месте, но это не критично. Главред выбрала слот и попросила агента поставить созвон на 10:00 (да, это больно, но иногда приходится). ИИ запросил необходимые детали, главред всё уточнила, и ИИ-агент самостоятельно создал встречу:

Таким же образом главред создала встречу с командой отдела продаж. Но там она дополнительно попросила найти переговорку. Агент показал две свободные комнаты с 12:00 до 15:00. После этого оставалось только выбрать удобный слот, забронировать переговорку и отправить приглашение на встречу сотрудникам. Тоже через ИИ-агента, конечно.

Созвать всех — только половина дела. После планёрки начинается второй круг: вспомнить, о чём договорились, найти ответственных и разнести решения по задачам. Поэтому во время следующего созвона главред включила BitrixGPT Follow-up.

После встречи в чате появились краткие итоги, договорённости и расшифровка с таймкодами. Из пунктов «что сделать» можно сразу создать задачи или назначить новый созвон.

Вся команда «Кинжала» тоже начала применять помощника, чтобы экономить время.

Как разгребаем кучи рабочих чатов

Каждый божий день главреду «Кинжала» приходят десятки, если не сотни сообщений в рабочие чаты. При таком потоке легко запутаться и упустить что-то важное.

Например, как-то ей написали одновременно человек десять, не меньше. Плюс в общем редакторском чате накопилось неприлично много сообщений. Раньше это означало: открыть каждый диалог, прочитать всё подряд, найти нужное, ответить, не потерять важное.

С AI-агентом Битрикс24 она стала действовать иначе. Главред открыла чат с помощником и попросила показать последние непрочитанные сообщения каждого сотрудника.

Агент выдал переписку с автором. Главред всё изучила и ответила прямо через ИИ-агента, чтобы не переключаться между чатами.

Затем главред посмотрела, что написали другие сотрудники, и ответила им тоже через ИИ-агента. А в редакторский чат дополнительно прикрепила отчёт по последней встрече команды — помощник Битрикс24 сам переслал всем файл.

Конечно, ничто не мешает общаться в каждом чате отдельно. Но когда есть возможность работать в режиме одного окна, а не переключаться с места на место, это экономит время, которого обычно и так не хватает.

При таком подходе сообщения в чатах остаются в статусе непрочитанных. Поэтому в конце каждого дня главред «Кинжала» просит ИИ-агента отметить их как прочитанные, чтобы утром отследить новые и не запутаться в том, что уже просмотрено, а что нет.

Команда не так часто разгребает чаты вместе с ИИ-агентом — всё-таки это больше фишка для руководителей.

Как мы упростили учёт рабочего времени

За ежедневной суетой главред «Кинжала» не всегда вспоминает, что надо открывать рабочий день в Битрикс24. Но без этого не считается время, не начисляются часы, так что в конце месяца бухгалтерия будет задавать неудобные вопросы.

Можно открыть день вручную в настройках Битрикс24. Вроде это не так и долго, но зачем идти в настройки, если уже открыт чат с AI-агентом. Поэтому главред просто написала туда:

Статус обновился сам. Главред не была уверена, что в конце рабочего дня вспомнит, что его надо закрыть, так что заранее попросила агента сделать это. И в нужное время помощник отреагировал сам. 

Как-то главред вспомнила, что ждёт ответа от корректора. Сначала написала коллеге в личку, но не получила ответа. Тогда решила убедиться, что человек на месте, и обратилась к агенту.

Можно написать фамилию и имя сотрудника, а можно его ID. По имени главреду было проще.

Оказалось, что корректор в отпуске. Главред решила написать другому специалисту.

Когда главреду надо было выбежать на обед, она написала агенту:

Она сразу обозначила длительность перерыва, чтобы не забыть снять паузу, когда вернётся.

Поверьте, фиксировать рабочее время через агента — великое изобретение. Более бесячей задачи у редакции нет, поэтому вся команда активно использует эту возможность каждый день.

Как мы перестроили работу с файлами

На диске у главреда «Кинжала» лежит много файлов: статьи, отчёты, договоры, видеоролики, визуалы. У каждого бывает несколько версий — тут важно не запутаться и разместить на сайте последнюю согласованную.

В обычный день главред решила собрать статью про то, как искусственный интеллект изменил работу с текстами.

Если хотите быть ещё круче и пополнить свою копилку навыков, ловите промокод со скидкой на любую профессию в Практикуме. Станете как ИИ-агент Битрикса24 — для вас просто не найдётся невыполнимых задач.

Она точно помнила, что версий текста было несколько, и не хотела ошибиться, отправив дизайнеру и верстальщику не тот файл. Поэтому написала агенту:

Ненужные файлы могут только запутать, поэтому главред попросила удалить их, а ей прислать только тот, который пойдёт в работу.

После этого главред вспомнила, что ей прислали статью «ИИ пишет код», но она не успела её прочитать. Чтобы сэкономить время, она решила для начала посмотреть, о чём вообще статья — верно ли автор понял идею. И только потом, если всё ок, уже изучить материал подробно. Поэтому снова обратилась к ИИ-агенту Битрикс24.

Главред увидела, что статья раскрывает тему, и можно читать её подробнее. А пока она будет это делать, дизайнер может уже начать отрисовывать визуалы. Лично дизайнеру она не стала писать, а отправила всё снова через помощника. Так быстрее.

Команда использует возможность работать с диском не так активно, но главред говорит, что это суперудобно.

Как настроили кухню редакции

В редакции «Кинжала» у каждой статьи длинный жизненный цикл: идея → текст → редактура → дизайн → согласование → публикация. Каждый этап — это задача, статус, ответственный и дедлайн.

Раньше главред «Кинжала» вручную заводила задачи, назначала ответственных, следила за статусами, писала сотрудникам, когда задача застревала на каком-то этапе. Потом попробовала автоматизировать процессы с помощью агента Битрикс24.

Агент сам создал задачу на написание статьи и добавил в неё информацию: название, ответственный, статус, дата создания.

Потом главред «Кинжала» посмотрела, какие задачи на статьи вообще есть в работе на других исполнителях, и попросила ИИ-агента Битрикс24 добавить её в наблюдатели, чтобы ничего не упустить.

Это функция для команды — настоящее спасение. С ней суперудобно и быстро ставить задачи.

Коротко: что полезного умеет ИИ-агент Битрикс24

• Быстрое бронирование в календаре. Раньше на создание встреч уходило до получаса: подобрать время, найти свободные окна и переговорки. Теперь агент делает это за пару минут. Экономия времени колоссальная, особенно в начале недели, когда встреч больше всего.
• Чаты без пропущенных сообщений. Мы перестали терять важное в переписках. Агент находит нужные диалоги по запросу, показывает краткую выжимку и отправляет файлы.
• Учёт времени без микроменеджмента. Агент открывает, ставит на паузу и закрывает рабочий день. А если нужно проверить, работает ли коллега, помощник показывает график сотрудника по ID. Писать в чат и уточнять всё вручную уже не надо.
• Управление файлами в одном окне. Агент ищет дубли, читает содержимое документов прямо в чате, показывает, кто и когда правил файл, выдаёт доступы к папкам, загружает и удаляет файлы по команде. Больше не нужно открывать десятки окон, чтобы найти нужный документ или разобраться с правами.
• Постановка задач. Агент сам создаёт задачи и показывает статус, чтобы мы ничего не упускали.

Можно делать всё это самостоятельно: переписываться с корректором, следить за календарём, запускать рабочий день, публиковать посты, создавать задачи. А можно — в одном чате с ИИ-агентом Битрикс24. Он как личный ассистент: вы поручаете задачи, помощник запускает нужные процессы. 

Эту статью мы написали с нашими партнёрами из Битрикс24. Рекламодатель: ООО «1С-Битрикс», ИНН 7717586110.
ЕРИД: CQH36pWzJqM9awUZcizUDDMhXe2FfqK7CSy1VA9j2mq5aD