Какие документы необходимы при приёме на работу

Давайте поможем Ибрагиму и раз и навсегда разложим документы при трудоустройстве по трём стопкам: обязательные почти всегда, нужны только для отдельных должностей, и те, что работодатель оформляет сам.

Содержание

Какие документы обязательны при приёме на работу

Документы при трудоустройстве: что нужно не всем

Нужны ли документы об образовании при приёме на работу

Какие документы оформить при приёме на работу должен работодатель

Что делать, если какого-то документа нет

Чек-лист документов перед выходом на работу

Какие документы обязательны при приёме на работу

Базовый перечень закреплён в статье 65 Трудового кодекса. Всё, что сверх этого списка, работодатель может попросить только если этого требует закон или специфика должности. Заставлять вас приносить что-нибудь ещё для службы безопасности просто так он не имеет права.

Вот минимальный джентльменский набор для трудоустройства:

Документ	Кому нужен	Зачем	Что проверить
Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность	Всем	Подтвердить личность и гражданство	Срок действия, читаемость данных
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности	Всем, кто устраивается не впервые	Подтвердить стаж и предыдущие места работы	Если бумажная — все записи, печати; если электронная — выписка СТД-Р или СТД-СФР
СНИЛС или документ о регистрации в системе учёта	Всем	Для пенсионных отчислений	Не путать с пластиковой карточкой старого образца; подойдёт уведомление о регистрации
Документы воинского учёта	Военнообязанным и подлежащим призыву	Для ведения воинского учёта у работодателя	Приписное или военный билет, актуальность данных
Документ об образовании или квалификации	Если работа требует специальных знаний или допуска	Подтвердить квалификацию	Диплом, удостоверение, сертификат — смотря что требует должность
Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования	Только для должностей, где закон прямо запрещает допуск с судимостью	Исключить риск для компании и людей	Срок действия справки, полнота сведений

Что изменилось из-за электронных трудовых и СНИЛС

Бумажную трудовую никто не отменял, но с 2020 года все работодатели передают сведения о трудовой деятельности в электронном виде. При приёме на работу можно принести не только книжку, но и справку СТД-Р от предыдущего работодателя или СТД-СФР из Социального фонда. Если человек впервые устраивается на работу, бумажная трудовая не заводится, а все сведения сразу идут в электронном виде.

Со СНИЛС та же история: пластиковое свидетельство теперь уже есть не у всех (не плачем), поэтому достаточно номера или уведомления о регистрации в системе индивидуального учёта. Главное, чтобы номер был — его можно найти в личном кабинете на Госуслугах или в выписке из Социального фонда.

Документы при трудоустройстве: что нужно не всем

Некоторые бумаги работодатель может попросить, но только если этого требует специфика должности или конкретный закон. Просто для галочки их требовать нельзя.

Когда и что может понадобиться:

✏️ Медицинская книжка или заключение о медосмотре — для работников общепита, торговли, образования, транспорта, вредных производств и ещё десятка сфер. Без неё вас просто не допустят к работе.

✏️ Справка об отсутствии судимости — для педагогов, чиновников, работников правоохранительных органов и некоторых других должностей. Для офис-менеджера или дизайнера презентаций её требовать не имеют права.

✏️ Водительские права — если работа связана с управлением автомобилем. Логично и законно.

✏️ Разрешение на работу или патент — для иностранных граждан. Без них трудовой договор не заключат.

✏️ Документы о квалификации и допусках — например, удостоверение сварщика, электрика, фармацевта. Если должность требует специальных знаний, это не прихоть работодателя, а требование закона или профстандарта.

✏️ Справки для льгот и гарантий — например, справка об инвалидности, если сотрудник претендует на сокращённый день или дополнительные отпуска. Предоставляется по желанию.

✏️ Согласие на обработку персональных данных — в случаях, когда работодатель собирает больше, чем нужно для трудового договора. Подписывается отдельно и только добровольно.

Что работодатель не может требовать просто так

ИНН, свидетельство о браке или рождении детей, справка о составе семьи, характеристика с прошлого места, регистрация по месту жительства — всё это не входит в обязательный перечень и может быть запрошено только с конкретной целью. Например, ИНН нужен для налогового учёта, но его отсутствие не повод отказать в приёме на работу. Реквизиты банковской карты — для перевода зарплаты, но вы вправе выбрать любой банк в рамках правил компании.

Граница простая: если работодатель не может объяснить, на основании какого закона или должностной инструкции он просит документ, вы вправе задать вопрос типа такого:

«Какого х…»

«Подскажите, пожалуйста, на каком основании этот документ обязателен для моей должности?». 

Нормальный HR спокойно объяснит, а не нормальный нам в целом не особо нужен.

Нужны ли документы об образовании при приёме на работу

Не всегда, но часто. Обычно это касается врачей, учителей, инженеров, юристов и других профессий.

Но если вы устраиваетесь офис-менеджером или продавцом, а в вакансии нет квалификационных требований, работодатель может попросить диплом скорее для общего впечатления, а не по закону. Предоставлять его вы, конечно, не обязаны, но будет выглядеть не очень.

Если диплом потерян или образование ещё не закончено

Если диплом нужен по закону, заменить его ничем нельзя. Можно запросить дубликат в образовательной организации — это стандартная процедура. Если вы ещё учитесь, подойдёт справка об обучении, но только для должностей, где наличие полного образования не является обязательным по профстандарту или правилам допуска.

Какие документы оформить при приёме на работу должен работодатель

Ваша задача — принести всё, что требуется по списку выше. А всё остальное оформляет работодатель. Вот что он должен сделать до, во время и сразу после вашего первого рабочего дня.

До подписания трудового договора:

• Ознакомить вас под подпись с локальными нормативными актами: правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией (если она есть), политикой обработки персональных данных и другими документами, связанными с вашей работой.
• Подготовить трудовой договор в двух экземплярах. Устных договорённостей или обещаний недостаточно: договор должен быть письменным и подписан обеими сторонами.

В день приёма на работу:

• Подписать трудовой договор. Один экземпляр — вам на руки.
• Издать приказ о приёме на работу (если компания его использует) и ознакомить вас с ним под подпись.
• Внести запись в трудовую книжку, если она ведётся в бумажном виде, или передать сведения в Социальный фонд.

После приёма:

• Завести личную карточку (если компания её ведёт).
• Провести инструктаж по охране труда.
• Организовать медосмотр, если он обязателен для вашей должности.
• Оформить документы по воинскому учёту (для военнообязанных).

Что должно быть до первого рабочего дня

Самый важный момент: до начала работы вы должны понимать, на каких условиях идёте. Нормально подписать трудовой договор до первого рабочего дня. Но если вас фактически допустили к работе с ведома работодателя, договор считается заключённым, а оформить его письменно должны не позднее трёх рабочих дней. 

Познакомиться с правилами компании и должностной инструкцией тоже лучше до старта, чтобы в первый день не погрязнуть в кипе бумаг.

Что делать, если какого-то документа нет

Этот текст вам пишет человек, который с 2019 года не может забрать из вуза диплом об окончании магистратуры. И этот человек уверен, что ситуации такие бывают часто. Поэтому дружно разбираемся, что с этим делать — а автор статьи пока позвонит в свой вуз.

⭕ Нет трудовой книжки и устраиваетесь впервые. Работодатель сам оформит электронные сведения о трудовой деятельности. Бумажную книжку заводить не обязательно.

⭕ Потеряли трудовую. Можно восстановить через последнего работодателя или запросить выписку СТД-СФР через Госуслуги или Социальный фонд. Это быстро и несложно.

⭕ Нет СНИЛС под рукой. Номер можно найти в личном кабинете на Госуслугах, в выписке из Соцфонда или запросить в отделении.

⭕ Забыли, не нашли или потеряли военный билет. Если вы военнообязанный, без воинского учёта получить работу будет сложнее. В любом случае нужно будет уладить дела с военкоматом. Но не обязательно нести воинский билет в первый день — уточните у работодателя срок. Часто дают несколько дней. Новый документ можно сделать через военный комиссариат по месту жительства или заявление на Госуслугах. Но нужно будет заплатить штраф за утерю — до 500 ₽.

⭕ Нет диплома. Если должность требует диплом, без него не примут. Запросите дубликат и подождите, пока его восстановят. Если образование не закончено, спросите у работодателя, подойдёт ли справка об обучении. 

⭕ Нет медкнижки. Для некоторых профессий это стоп-фактор. Оформить её можно в частном или государственном медицинском учреждении, иногда работодатель сам организует медосмотр.

⭕ Нет патента для иностранного работника. Трудовой договор не заключат, пока не будут готовы миграционные документы.

Если просят принести оригиналы и копии

Оригиналы нужны, чтобы сверить данные при оформлении. Но работодатель не имеет права забирать их на хранение. Диплом, паспорт, военный билет после сверки вам должны сразу вернуть. Копии могут храниться в личном деле, но только если это обосновано: например, копия диплома для подтверждения квалификации, копия паспорта для налоговой отчётности. Массовое копирование «на всякий случай» — нарушение закона о персональных данных.

Чек-лист документов перед выходом на работу

Перед тем как бежать в отдел кадров, пройдитесь по этому списку и отметьте то, что относится к вашей ситуации.

Обязательно для всех:

Если относится к вам:

По желанию или для выплат:

В общем, при приёме на работу ориентироваться нужно не на слова работодателя, а статью 65 ТК РФ и специальные требования к конкретной должности. Если список от работодателя длиннее этого, не нужно сразу кидать в него тапками. Но каждый лишний документ должен отвечать на вопрос: «зачем он нужен именно для моей работы?». Здорово, если вам ответят, но упираться рогом или нет — уже ваше решение: иногда лучше поделиться рецептом идеальных оладушек ради хорошей зарплаты и такого же настроения работодателя.