Жила-была компания, и был у неё отдел кадров. Никто не воспринимал их всерьёз. «Ну что они там делают — бумажки перекладывают, справки выдают. Мы-то работаем, а они…» Решили кадровики их проучить и ушли.
И понеслась. Принять новых сотрудников нельзя, приказов же нет. Повысить зарплату тоже — бухгалтерия верит только документам. Перевести, уволить, обучить — без бумаг ничего не выйдет. А как эти документы составить, да чтобы ещё и штраф не схлопотать, никто не знает.
Поняли тут люди, как сложно без кадровиков, и попросили их вернуться.
Вот и сказочке конец… И начало статьи: расскажем, кто такой кадровик, чем он занимается и почему его вечно путают с эйчаром.
Кто такой кадровик простыми словами
Во-первых, это не эйчар. Во-вторых, это специалист, который занимается кадровым учётом.
Кадровик — упрощённое название профессии. В трудовой книжке у него может быть написано «специалист по кадрам» или «специалист по делопроизводству». Но от перестановки слов суть не меняется.
Чем кадровик занимается в компании
Это волшебник, который заведует всем, что связано с кадровым учётом. Любые документы об увольнении, приёме на работу, отпусках — его территория. Кадровик отвечает за правильное оформление бумаг и героически защищает компанию от штрафов и трудовых споров.
Почему кадровик — это не просто человек с бумажками
Ситуация: из всех компаний исчезли кадровики. Через час никто не замечает пропажи — подумаешь, пару бумаг не подписали. А уже через день начинается сущий ад.
Руководитель неправильно заполнил приказ и получил штраф от трудовой инспекции. Никто не подготовил документы об увеличении оклада, и сотруднику неправильно насчитали зарплату.
А ещё образовалась очередь из новичков, которых не могут принять на работу без приказа.
Без кадровика встанет вся работа компании. Нет документа о приёме — нет сотрудника. Не составлено заявление о повышении — никаких прибавок к зарплате.
И нет, эти документы нельзя просто скопировать из интернета, распечатать и подписать. Кадровик оформляет их с нуля, проверяет законность и подстраивает под нужды компании.
Чем занимается кадровик
Если коротко, кадровик ведёт вообще всю документацию по персоналу. Бумажки, связанные с приёмом, переводом сотрудников, увольнением, больничным и отпуском. А ещё отчёты, справки о доходах, трудовые книжки, штатное расписание и кадровый учёт.
При приёме на работу кадровик:
- Проверяет документы: диплом, паспорт, СНИЛС и трудовую
- Готовит договор, оформляет приказ о приёме на работу и знакомит с должностной инструкцией
- Формирует личное дело и вносит запись в трудовую
- Отправляет сведения о приёме на работу в Социальный фонд и миграционную службу
При переводе:
- Готовит допсоглашение к трудовому договору и издаёт приказ
- Вносит новые записи в трудовую книжку и личное дело
- Меняет сведения в системе учёта и расписании
- Решает вопросы с деньгами: говорит бухгалтерии о переводе и новой зарплате
При увольнении:
- Готовит приказ об увольнении и отдаёт на подпись руководителю и сотруднику
- Вносит запись в трудовую книжку
- Вместе с бухгалтерией рассчитывает сотрудника
- Сообщает в необходимые органы
- Закрывает личное дело
Специалист отдела кадров и HR — в чём разница
Когда-то давно существовал лишь великий и могучий отдел кадров. И ведали они всеми людьми в компании: принимали, увольняли и отправляли в отпуск. А потом появился герой, которого все ждали, — эйчар. И сказал он: «Не хочу подписывать бумаги, хочу персоналом управлять и счастливее его делать».
Да, примерно так и было. Ну или почти.
Где заканчивается работа специалиста по кадрам и начинается работа HR
Граница между кадровиком и эйчаром проходит там, где заканчивается «бумага» и начинается «человек».
Ситуация: в компанию нужен разработчик. Эйчар выходит на рынок в поисках кандидатов, читает резюме, проводит собесы и показывает руководителю варианты. Счастливчик найден.
Вот теперь на арене появляется кадровик. Он готовит приказ о приёме на работу и допсоглашение, собирает с человека сканы паспорта и диплома, делает запись в трудовой. А затем вновь подключается эйчар: забирает новичка на онбординг и следит, чтобы его не обижали.
Может ли один человек совмещать обе роли
Маша работает эйчаром. За день ей нужно прособесить пять человек, отсмотреть пару десятков резюме и провести онбординг. Потом организовать тимбилдинг, помочь сотруднику провести переговоры по повышению зарплаты и разослать ответы на отклики.
У кадровика Даши тоже задач выше крыши. Надо подготовить два приказа об увольнении и десять — об обучении, составить допсоглашения для новых сотрудников и отчитаться перед Социальным фондом.
Бывает, что один сотрудник работает и с бумажками, и с персоналом. А иногда должность по-модному называется HR-менеджер, но по факту в обязанности входит только готовить документы и приказы.
Но это не лучший расклад — придётся разрываться между бумажками и людьми. Какая-то часть работы будет хромать.
Навыки и качества кадровика
Пригодится не только знание законов и 1С, но и умение работать с людьми. Много.
С сотрудниками, которые идут за справками, советами и подписью. С коллегами из бухгалтерии и HR-департамента. С органами, вроде Пенсионного фонда, миграционной службы и Центра занятости.
Вот что ещё нужно кадровику:
Софтскилы
- Внимание и педантичность. Ни одной лишней закорючки в документах — иначе прилетит штраф.
- Любовь к порядку. Здесь нет места креативу и творчеству, всё делается строго по закону и чётким правилам.
- Стрессоустойчивость. Регулярные проверки, коммуникация с органами, вроде ФНС и Социального фонда — не для слабаков.
- Аналитический склад ума. Придётся анализировать и структурировать большой поток информации: составлять штатное расписание, координировать финансовые вопросы с бухгалтерией.
- Умение хранить секреты. Кадровик знает все зарплаты, семейные дела, болезни. И навык держать рот на замке — не только правило хорошего тона, но и требование закона.
Хардскилы
- Умение работать с кадровым документооборотом. Создавать, подписывать, хранить и обрабатывать бумаги.
- Знание Трудового кодекса. Как правильно оформить найм, перевод, отпуск и увольнение.
- Понимание, как рассчитывается зарплата. А ещё как отчитываться в государственные фонды и высчитывать НДФЛ.
- Навык работы с кадровыми системами. Например, 1C:ЗУП, HRLink, Potok и Хантфлоу.
Чем специалист по кадрам занимается в разных компаниях
Объём задач кадровика может меняться от компании к компании. Разбираемся, какие обязанности могут быть.
Что делает кадровик в маленькой компании
Часто это человек-оркестр. Он совмещает функции специалиста по кадрам, эйчара и даже юриста. Одновременно ведёт документацию, проводит собеседования, консультирует по юридическим вопросам и даже занимается тимбилдингами. Настоящая школа жизни!
Чем занимается специалист отдела кадров в крупной компании
Обычно в крупных организациях обязанности распределяются между несколькими специалистами. У каждого своя зона ответственности. Один занимается наймом, переводом и увольнением сотрудников. Другой отвечает за обучение и повышение квалификации.
Какие ошибки кадровика обходятся компании дороже всего
Одна ошибка — и ты ошибся. А в случае кадровика — ещё и попал на деньги. Ловите топ-ошибок с расценками:
- Неправильное трудоустройство. Если сотрудника приняли без паспорта или СНИЛС, не ознакомили с нормативными документами, не подписали договор или разрешили не проходить медкомиссию. Штраф до 200 000 рублей.
- Нет штатного расписания. В нём указывается структура, штат и численность сотрудников. Штраф до 70 000 рублей.
- Нет графика отпусков. Составляется ежегодно и утверждается до 17 декабря. Штраф до 70 000 рублей.
- Нарушение миграционного законодательства. Если напутать в документах на право пребывания, не поставить сотрудника на миграционный учёт, не рассказать органам, что устроили или уволили кого-то, оштрафовать могут до 800 000 рублей.
Как стать кадровиком
Рассказываем, как войти в профессию, даже если опыта нет.
Нужно ли специальное образование
Устроиться можно и без профильного образования, но оно поможет продвинуться по карьере. Корочка в сфере «Управление персоналом», «Социология», «Психология» и «Юриспруденция» лишней точно не будет, но обязательно спрашивать её будут не везде.
Прошерстили реальные вакансии кадровиков. Вот что требуют:
- опыт (но есть вакансии и без этой страшной строчки!)
- умение работать с 1С:ЗУП, Excel и Word
- знание трудового законодательства и нюансов работы с иностранцами
- среднее или высшее образование, профильное — преимущество, но и любое другое тоже может подойти
Как войти в профессию с нуля
Шаг 1. Проверьте, а надо ли вам оно: изучите Трудовой кодекс, посмотрите тематические вебинары и пообщайтесь с кадровиками.
Шаг 2. Пройдите переподготовку: без образования на карьерный рост можно не рассчитывать, поэтому лучше его получить. Курсы длятся от 3 до 6 месяцев.
Шаг 3. Развивайте хардскилы: освойте 1С и Excel.
Прокачивать хардскилы с нуля проще на курсах — ловите промокод со скидкой на любую профессию в Яндекс Практикуме
Шаг 4. Составьте резюме: напирайте на профильное образование, навыки, готовность обучаться и желание развиваться.
А дальше — выходите на рынок. Ищите вакансии стажёра, младшего сотрудника, ассистента или инспектора по кадрам. В отличие от специалиста по кадрам, инспектор делает менее ответственные задачи.
Например, работает только с личными делами, трудовыми книжками и отпусками. А штатное расписание и локальные акты — пока закрытые для него уровни.
Плюсы и минусы работы кадровиком
Вика устроилась кадровиком. Работа мечты: сидишь себе в тихом кабинете, стучишь по клавишам, готовишь документы и лишний раз ни с кем не контактируешь. Рай для интроверта. Был. До десяти утра. А потом на работу пришли остальные.
И понеслась. Валера возмущается, что не готово его заявление на отпуск. Кате срочно нужна справка о доходах. Телефон разрывается: звонят из миграционной службы и Социального фонда. Начальник стоит над душой — ему без очереди нужно составить бумаги на увольнение. И во всём этом гаме нужно не запутаться в цифрах, уточнить статью из Трудового кодекса и занести данные в 1С.
Кажется, ещё час — и Вика будет готовить документы на собственный уход.
Что в этой работе может нравиться
- Стабильность. Штрафы за неправильное ведение документов могут прилететь огромные, поэтому вряд ли в ближайшее время обязанности кадровиков заберёт ИИ.
- Почёт и респект бесконечный. Ну а что? Отдел кадров
боятсяуважают все — зачем портить отношения с тем, от кого зависит законность процессов - Порядок. Гиперконтроль можно развернуть на максимум — чтобы всё как по линеечке, цифра к цифре!
Что в ней быстро начинает бесить
- Поток монотонных задач — огромный. Люди нанимаются, увольняются, переводятся, у каждого есть личное дело, должностные инструкции. И это всё на кадровике.
- С большой силой — большая ответственность. Ошибки кадровых специалистов дорого обходятся компании, так что работать надо максимально внимательно.
- Постоянные обновления. Нельзя просто заучить нужные строчки в законодательстве. Придётся регулярно отслеживать изменения в Трудовом кодексе, чтобы ничего не упустить.
- Люди. В ежедневную рутину входят неприятные процедуры: надо оформлять увольнение, сокращение и дисциплинарные взыскания. Так что обиженных и злых сотрудников будет много.
- Бесплатные дополнения к работе. Часто кадровиков заставляют заниматься ещё и охраной труда, пожарной безопасностью и наймом сотрудников. А вот платят за такие переработки редко.
Коротко: кто такой кадровик
Быстро пробежимся по главному
Кадровик — это специалист по кадрам
Да, это настоящая работа. Но в трудовой запишут «специалист по кадровому делопроизводству» или «специалист по кадрам».
Главная зона ответственности — кадровый учёт
Он занимается делопроизводством, оформляет приём, увольнение, перевод и отпуск сотрудников. Составляет штатное расписание и следит, чтобы всё было по закону.
Это не HR
Кадровик главный по документам, а эйчар — по персоналу. В идеале их функции не смешиваются, и это две разные должности.
