При трудоустройстве вам HR дал анкету — почти как для друзей. Там вы
прикладываете сканы документов, подписываете согласие на обработку персональных данных. В итоге присылаете фото, номер карты для зарплаты, сведения о детях и информацию о двигателе вашей машины. Всё правильно?
Не совсем. Разбираемся, что из этого законно, а что — самодурство, что
делать, если ваши данные утекли или их используют не так, как вы ожидали.
Какая у вас машина, кстати?
Содержание
Персональные данные работника: это какие сведения
Перечень персональных данных работника
Зачем работодателю обработка персональных данных работника
Когда нужно согласие работника на обработку данных
Передача персональных данных работника третьим лицам
Как работодатель должен защищать персональные данные
Права работника и ответственность работодателя
Персональные данные работника: это какие сведения
Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому человеку. Для работника это не только паспортные данные и адрес, но и всё, что накапливается в процессе работы: от должности и оклада до записей о больничных и результатах аттестации.
Теперь давайте разберёмся с основными терминами.
Почему рабочая информация тоже может быть персональной
Паспортные данные относятся к персональным в первую очередь, но мы засунем туда не только их. На самом деле табель учёта рабочего времени, размер зарплаты, номер больничного листа, приказ о выговоре — всё это персональные данные, потому что они привязаны к конкретному сотруднику. Даже если вы не видите в них ничего «личного», их утечка или неправомерное использование может вам навредить.
Поэтому к рабочей информации нужно относиться так же бережно, как к скану паспорта. Писать на заборе размер вашей зарплаты — идея фу.
Перечень персональных данных работника
Универсального списка для всех компаний нет. Всё зависит от должности, льгот, наличия медосмотров, допусков и других факторов. Но можно выделить основные категории, которые встречаются чаще всего.
| Категория данных | Примеры | Зачем работодателю | Где риск лишнего сбора |
| Идентификационные | ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, дата рождения | Заключение договора, налоги, страховые взносы | Сбор ИНН без цели, копирование всех страниц паспорта |
| Контактные | Адрес, телефон, email | Связь, кадровый учёт, доставка корреспонденции | Личные соцсети, домашний адрес без необходимости |
| Документы об образовании и квалификации | Диплом, сертификаты, удостоверения | Подтверждение квалификации, допуск к работе | Сбор копий «на всякий случай» |
| Сведения о трудовой деятельности | Трудовая книжка, стаж, должность, переводы | Кадровый учёт, пенсионное обеспечение | Избыточный сбор рекомендаций, характеристик |
| Зарплатные и налоговые данные | Оклад, премии, вычеты, НДФЛ | Начисление зарплаты, отчётность | Обсуждение зарплаты с посторонними, доступ к ней у всех руководителей |
| Воинский учёт | Военный билет, приписное | Исполнение закона о воинской обязанности | Хранение копий после увольнения |
| Сведения о здоровье | Больничные, медосмотры, заключения | Охрана труда, допуски, расчёт пособий | Сбор медицинских справок без законного основания |
| Семейное положение | Свидетельства о браке, рождении детей | Налоговые вычеты, льготы, гарантии | Спрашивать «просто так» без цели |
| Специальные категории | Данные с особыми правилами — судимость, биометрия, национальность | Только если есть законное требование для должности | Сбор без ограничений, хранение дольше цели |
Какие данные относятся к специальным и чувствительным
К специальным категориям относятся сведения о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, здоровье и интимной жизни. Биометрические данные регулируются отдельно — это сведения о физиологических и биологических особенностях, которые оператор использует для установления личности.
Это не значит, что работодатель вообще не может их обрабатывать. Например, для водителя обязателен медосмотр, для педагога — справка об отсутствии судимости. Но в каждом конкретном случае вам должны объяснить, зачем оно нужно и почему.
А вот если в анкете на должность сантехника есть поле «национальность» или «вероисповедание», возможно, там работают просто плохие люди.
Курсы
Зачем работодателю обработка персональных данных работника
Работодатель не может не обрабатывать ваши данные. Иначе он не сможет оформить вас по закону, платить зарплату, отправлять отчёты в налоговую и Социальный фонд. Сама по себе эта процедура нормальная и часто необходимая. Но у каждой цели должны быть законное основание и понятный объём данных.
Посмотрим, что нужно для разных этапов на работе.
📌 Заключение трудового договора
Какие данные нужны: ФИО, паспорт, СНИЛС, трудовая
Какие данные не нужны: копии всех документов без цели
📌 Начисление зарплаты и отчётность
Какие данные нужны: оклад, налоговые вычеты, банковские реквизиты
Какие данные не нужны: сведения о семейном положении, которые не имеют отношения к вычетам
📌 Кадровый учёт и отпуска
Какие данные нужны: приказы, заявления, табель
Какие данные не нужны: сканы загранпаспорта со всеми визами
📌 Охрана труда и медосмотры
Какие данные нужны: сведения о здоровье только в рамках закона
Какие данные не нужны: полная медицинская карта и съёмка вашего ФГДС
📌 Допуски и безопасность
Какие данные нужны: справки, судимость, биометрия при необходимости
Какие данные не нужны: дата рождения вашей двоюродной бабушки
Почему нельзя собирать данные «на всякий случай»
Принцип минимизации данных (ст. 5 152-ФЗ) говорит: обрабатывать нужно только те данные, которые действительно нужны для заявленной цели. Если работодатель не может объяснить, зачем ему ваши данные о родственниках, номер вашего водительского удостоверения или ссылки на соцсети, — это нарушение.
Когда нужно согласие работника на обработку данных
Многие думают, что согласие нужно всегда. На самом деле это не так. Для обработки персональных данных для исполнения трудового договора и требований закона отдельное согласие не требуется — достаточно самого договора и нормативных актов. Например, для начисления зарплаты, уплаты налогов, оформления больничного работодателю не нужно ваше отдельное согласие.
А вот если обработка выходит за рамки обязательной, тут уже получите и распишитесь. Сюда относится передача данных третьим лицам без законного основания, использование фото в маркетинговых материалах, передача в кадровые системы за пределами РФ, внутренние необязательные сервисы.
| Ситуация | Нужно ли согласие | Что проверить |
| Начисление зарплаты, налоги, больничный | Нет, основание — трудовой договор и закон | Работодатель не может отказать в приёме из-за отсутствия «согласия на всё» |
| Передача данных в банк для зарплатного проекта | Обычно да, если банк не является стороной трудового договора | В согласии должен быть указан банк и цель передачи |
| Публикация фото сотрудника на сайте или в соцсетях | Да, обязательно отдельное согласие | Согласие должно быть конкретным, а не «на все случаи» |
| Использование личных данных для внутреннего портала, пропусков | Может потребоваться, если это необязательный сервис | Должна быть ясная цель и возможность отказаться |
| Передача данных подрядчику (кадровый аутсорсинг, ЭДО) | Зависит от договора и роли подрядчика | Проверить, что у подрядчика есть договор обработки данных |
Каким должно быть согласие
Конкретным.
Предметным.
Информированным.
В документе должны быть указаны: перечень данных, цель, кому передаются данные, срок действия и возможность отозвать согласие. Если вам дали подписать бумагу с размытым текстом, попросите уточнить. Отзыв согласия — ваше право, но если данные нужны по закону или трудовому договору, обработка может продолжиться на другом основании, и это не будет нарушением.
Передача персональных данных работника третьим лицам
Работодатель регулярно передаёт ваши данные разным организациям. Важно различать, когда это происходит по закону, а когда — по его усмотрению.
По закону передавать данные можно:
- Налоговой службе
- Социальному фонду
А всё.
Дальше нужны ваше согласие и отдельные договоры:
- Банк
- Медицинская организация
- Провайдер ЭДО
- Кадровая или ИТ-система
- Страховая компания
Можно ли обсуждать зарплату, больничный или дисциплинарку с коллегами
Вообще — нет. Даже внутри компании доступ к персональным данным должен быть ограничен теми, кому они нужны для выполнения своих функций. Руководитель не должен рассылать в общем чате информацию о том, что конкретный сотрудник ушёл на больничный или получил выговор. Это нарушение принципа конфиденциальности и уважения к коллеге.
Но если за чашечкой просекко вы хотите обсудить с друллегой ваши зарплаты — тут уже мало кто помешает. Разве что второй бокал просекко.
Как работодатель должен защищать персональные данные
Он может поставить пароль qwerty на личный компьютер, но этого будет недостаточно.
Чек-лист работодателя:
А вот так делать точно не надо:
❌ Пароль от общего файла «Кадры_все.xlsx» передаётся по корпоративному чату.
❌ Сканы паспортов сотрудников лежат в открытой папке на общем диске.
❌ Личные дела уволенных сотрудников годами хранятся в приёмной без учёта.
❌ Данные сотрудников отправляются в мессенджеры без необходимости.
Сколько хранить данные и что делать после увольнения
Всё супер индивидуально. Конкретные сроки хранения разных кадровых документов устанавливаются архивным законодательством и внутренними правилами.
Например, приказы по личному составу могут храниться десятилетиями, а переписка с кандидатами, не принятыми на работу, — гораздо меньше.
Главный принцип: как только цель обработки исчезла (человек уволился, а документы больше не нужны для отчётности), данные нужно удалить или обезличить, если нет другого законного основания для их хранения.
«На всякий случай» — не основание.
Но вот промокод со скидкой на любую профессию в Яндекс Практикуме НА ВСЯКИЙ СЛУЧАЙ заберите.
Права работника и ответственность работодателя
Каждый работник имеет право знать, какие его данные обрабатываются, зачем, кому передаются и как защищены.
Что может работник:
🟢 Знать, какие данные собраны и как обрабатываются.
🟢 Получать доступ к своим данным
🟢 Требовать уточнения или исправления данных
🟢 Требовать заблокировать или удалить данные, которые обрабатывали незаконно
🟢 Отозвать согласие
🟢 Жаловаться в Роскомнадзор или суд
За нарушения законодательства о персональных данных есть административная ответственность: штрафы для должностных лиц и компаний. Размеры штрафов меняются, поэтому точные суммы лучше уточнять на дату обращения. Но сам факт, что работодатель может получить ощутимый штраф, говорит о серьёзности темы. И это может быть довольно приятно.
Что делать, если данные используют неправильно
Если вы подозреваете, что ваши данные обрабатывают незаконно, действуйте по шагам:
- Зафиксируйте факт. Сохраните скриншоты, переписку, документы, где видны нарушения.
- Запросите объяснение у работодателя. Напишите запрос: какие данные, с какой целью, кому передавались, где хранятся.
- Потребуйте исправить или удалить данные, если оснований для обработки нет.
- Если данные утекли, уточните, какие меры приняты для защиты и уведомлён ли Роскомнадзор (при необходимости).
- Если работодатель не чешется, обратитесь в Роскомнадзор или трудовую инспекцию, а при ущербе — в суд.
Персональные данные работника — это не просто стопка бумаг с подписями и без
Это информация, которая влияет на жизнь, репутацию и безопасность человека. Поэтому нормальная работа с ними строится на понятной логике: зачем берём, где храним, кому передаём, когда удаляем.
Если на любой из этих вопросов ответ «ну так принято» или «на всякий случай» — это слабое место, которое рано или поздно обернётся проблемами. И для работника, и для работодателя.
