Как перестать ходить на ненужные встречи: пять проверенных методов

Как перестать ходить на ненужные встречи: пять проверенных методов

work-hard

Прорвало плотину встреч. С середины января до майских теперь все будут бегать как ужаленные со своими проектами, идеями, обсуждениями и синками. На некоторые из них ходить нужно, потому что надо же что-то делать в жизни. Но на некоторые — не надо. Вот как уменьшить ваше участие в них.

Эта встреча могла быть документом

Перед встречей попросите организатора составить документ для обсуждения. Вот примеры запросов на разных корпоративных диалектах: 

Коллеги, просьба составить адженду встречи, чтобы мы могли закрыть все консерны по проекту и ничего не забыть. По адженде я смогу аллоцировать необходимые ресурсы

Пожалуйста, составь план встречи и вопросы, которые мы будем обсуждать. Мне это нужно, чтобы подготовиться к встрече и чтобы не нужно было ничего сочинять на ходу

Лен, давай начнём просто с документа. Напиши, какие вопросы будем обсуждать, и я постараюсь на них сразу ответить. Если дока не хватит — сделаем встречу

Как перестать ходить на ненужные встречи: пять проверенных методов

Эта встреча могла быть чатом

Если трюк с документом не прошёл, можно попробовать провести встречу заранее чатом. Приходите в нужную беседку и предлагаете всем предварительно обсудить то, что будет на встрече. И аккуратно доводите разговор до принятия решений. 

Когда дым рассеется, говорите так:

О, кажется, уже и встреча не нужна. Всё обсудили. Спасибо, народ, вы супер!

Хвалить и благодарить народ обязательно. Это вообще хорошее дело — творить добро, благодарить людей и показывать им, как вы их цените. 

А ещё помните, что никто не любит ходить на встречи. Если предложить по-нормальному, вас поддержат и всё обсудят в чате. 

Как перестать ходить на ненужные встречи: пять проверенных методов

Эта встреча могла быть на двоих

Не отказывайтесь от встречи как таковой, но предложите провести её вдвоём, максимум втроём с кем-то ещё важным. Редко когда нужно тащить на созвон семерых, чтобы шестеро молчали, а один бэкал и мэкал. 

Поэтому предлагайте организатору созвониться с кем-то персонально. Вам будет легче синхронизировать календари, и вы с глазу на глаз договоритесь быстрее. 

Эта встреча могла быть короче

Допустим, вам предложили встречу на час. И вам никак не отвертеться. И вы понимаете, что ваше участие необходимо, но не на целый час. 

Тогда говорите: 

У меня следующая встреча впритык получается, поэтому мне придётся уйти раньше. Мы можем провести встречу за полчаса? Или хотя бы перенести мою часть в начало?

Вы как бы не отказываете во встрече и не подводите команду, но и не тратите целый час на абстрактные обсуждения и обмен мнениями. 

Как перестать ходить на ненужные встречи: пять проверенных методов

Можно было сделать видео

Если суть встречи в том, чтобы вы что-то кому-то презентовали, можно сделать идеальную встречу, не дёргая людей: 

  1. Запускаете свою видеозвонилку на одного себя и включаете запись экрана. Сделать это можно в любой удобный вам момент. 
  2. Записываете презентацию своего проекта или идеи. Демонстрируете экран, листаете слайды, всё как обычно. Только без зрителей. Нет зрителей — нет волнения, нет риска. 
  3. Если ошиблись, сбились, что-то сделали не так — можно записать заново. Если некогда начинать сначала — просто переговорите часть с ошибкой, пока не получится хорошо. Потом отрежете лишнее на монтаже. 
  4. Доделали — сохраните запись.
  5. Для особенно крутых можно использовать видеоредактор, чтобы убрать паузы и фальстарты. На маке это iMovie, на Windows 11 — Clipchamp. Если вы на маке, скачайте программу Recut, она автоматически режет паузы в ваших видео, и можно заодно удалить дубли с ошибками. 

Получившийся файл отправляете коллегам. Они смотрят его на комфортной скорости и пишут вам вопросы в чат. Кому надо — делает резюме на нейросетях. А ваш талант спикера сохраняется в файле.

Бонус: если потом кто-то предъявит вам претензии по поводу вашей презентации, у вас будет доказательства. Например, якобы вы обещали выручку в сентябре, а дали только в ноябре. Открываете видеозапись и показываете, что вы на самом деле обещали. 

Как перестать ходить на ненужные встречи: пять проверенных методов

Менеджерам

Специалисты, отойдите от экранов. Менеджеры, это для вас. 

  • Никто не любит встречи.
  • Одна часовая встреча на троих — это три рабочих часа.
  • Во время встречи на троих один говорит, двое молчат и ноль человек работает. 
  • Почти все встречи можно провести в виде документа, слайдов презентации, чата или даже письма. 
  • Если команда избегает встреч с вами, то вы плохо ведёте встречи и нерационально расходуете время людей. Не надо так. 

Если вы менеджер, вы просто обязаны нормально проводить встречи: писать повестки (адженды), следить за временем, делать резюме, готовить людей к встречам, наводить во всём порядок и подавать пример. И вы сами знаете, что можете так. И вам же от этого потом легче работать. 

Давайте, вы можете. Покажите, за что вас так ценят на работе. 

arrow-scrollTop arrow-scrollTop
bblock-icon
«Кинжал» — это журнал «Яндекс Практикума»

А «Практикум» — это центр цифровых профессий. Сюда люди приходят без опыта в мире ИТ, а выходят готовыми ИТ-специалистами: от программистов и тестировщиков до дизайнеров и менеджеров.

В ИТ могут работать и технари, и гуманитарии. Старт — бесплатно. Выбирайте, какая профессия вам по душе.

Начать бесплатно
«Кинжал» — это журнал «Яндекс Практикума»
Еще по теме: