Меню
work-hard
Резко начинаем хорошо проводить встречи

Резко начинаем хорошо проводить встречи

Спонсор рубрики — «Яндекс Практикум»

В «Яндекс Практикуме» есть курсы об управлении и других полезных софт-скиллах. Подробнее…

Спонсор рубрики — «Яндекс Практикум»

С сегодняшнего дня вы начинаете нормально проводить встречи очно и дистанционно. Сохраните, перешлите и добавьте в закреп. Можно распечатать.

Это встреча или письмо? 

Сразу оцениваем, нужно ли проводить встречу или обойдёмся перепиской. Самые тупые встречи — это те, которые должны были быть одним общим письмом.

Вот критерии, когда встречи нужны: 

✅ Нужно, чтобы несколько человек обсудили что-то между собой и договорились — то есть необходимо быстрое взаимодействие всех со всеми. 

✅ Нужно принять много мелких решений, которые зависят от обстоятельств разных людей.

✅ Где-то в процессе поднимаются чувствительные или эмоциональные темы — например деньги, увольнения или разбор конфликта. 

✅ Нужно презентовать работу, провести людей за ручку по какому-то продукту, сразу ответить на вопросы и помочь им разобраться. 

✅ Нужно потренировать людей, заставить их вместе что-то делать и дать обратную связь.

А вот когда встречи не нужны: 

❌ Кто-то один зачитывает доклад перед всеми остальными — пусть запишет доклад на видео или напишет текст.

❌ Нужно принять решение о второстепенной штуке, от которой ничего принципиально не зависит. Обсудили в чате и проехали. 

❌ Каждый по очереди рассказывает свою часть — пусть напишут по слайду в общей презентации и соберут всё воедино. 

❌ Кто-то один должен принять одно большое сложное решение. Тогда в него нужно вгрузить всю информацию письменно, и пусть принимает решение сам. 

❌ Никто ничего не понимает, ситуация неопределённая. Тогда сначала собираем всю информацию и определяемся, а потом решаем, нужна ли встреча.

Планирование встречи

Прежде чем кого-то приглашать и бронировать время, организатор встречи задаёт себе вопросы:

  • Какая у встречи цель? Какой результат мы хотим получить?
  • Какой минимальный набор людей нужен на встрече, чтобы получить результат?
  • Действительно ли нам нужно собирать этих людей в одном пространстве и времени? Можно ли решить этот вопрос без встречи?

Задача — критически оценить встречу и по возможности отказаться от неё. Самые тупые встречи — те, где люди не знают, зачем они собрались, и в итоге всем просто нужно было написать письмо.

❌ Как не надо🤔 О чём подумать✅ Как надо
Тема встречи: «Обсудить перезапуск „Полимеров“»Обсуждение — это действие, а не цель. Что хотите получить от этой встречи?Тема встречи: составляем план перезапуска «Полимеров» до конца 2022 г.
Встречаемся, чтобы предварительно накидать пожеланий и предложений по перезапускуМожно ли накидать пожелания не на встрече, а в почте, на сайте, в форме или как-то ещё асинхронно?Пожалуйста, заполните форму по ссылке: это ваши пожелания по «Полимерам». После опроса я поделюсь результатами и назначу встречу, если будет что обсудить
Позовите на встречу всех оунеров и их команды, чтобы все были в курсе запускаЧтобы быть в курсе, достаточно прочитать результаты встречи. На самой встрече — только те, кто будет работать над проектомНа встрече — будущая команда проекта и главный по бюджету

Манифест встречи и приглашение

Хороший тон — подготовить короткий текст, в котором будут отражены основные параметры встречи. Это показывает уважение к времени коллег и помогает провести саму встречу быстрее. 

Что должно быть в документе: 

  • О чём встреча, зачем, какой нужен результат.
  • При необходимости — контекст (что было раньше).
  • Какие материалы нужны участникам, чтобы подготовиться к встрече заранее. Ссылки на эти материалы.
  • Примерный план встречи с таймингом, чтобы было понятно, сколько времени мы уделим каждому вопросу.
  • Место встречи; при необходимости — пароль от комнаты для созвона.

Этот текст можно отправить в общий чат, а также обязательно приложить к приглашению в календаре. Составление такого документа обычно занимает 5 минут, а экономит — 50 минут.

Встреча: перезапуск проекта «Полимеры» в новых условиях

Коллеги, приглашаю на встречу.

Контекст. С февраля проект «Полимеры» был на паузе, но планы на год никто не отменял. За оставшиеся три месяца мы должны хотя бы формально закрыть основные вехи проекта. 

Задачи на встречу: 

— составить программу-минимум;

— определить исполнителей;

— найти и зафиксировать ресурсы.

Материалы для изучения (пожалуйста, прочитайте всё): 

исходная концепция проекта;

скорректированный бюджет на Q3-Q4;

презентация конкурентов.

Время и место: 5 сентября, понедельник, 11:00. Ссылка: telemost.yandex.ru

Расписание 

11:00—11:10 Василий, текущая обстановка.

11:10—11:30 Все, составляем программу-минимум.

11:30—11:50 Все, декомпозиция до задач.

💡 Совет мастера. Если встреча на час, имейте план на 50 минут и закончите её в без пяти минут час, чтобы коллеги успели сбегать в туалет и выпить кофе перед следующей встречей.

Сама встреча

У встречи должен быть модератор, который следит за таймингом и ходом встречи. Если это не вы — назначьте его. И ещё: 

  • Обычно организатор пишет итоги встречи (meeting notes). Если это не он, то нужно кого-то назначить.
  • Модератор держит всех в узде, чтобы никто не растекался мыслью по древу. Можно немного по-хамски, это бодрит.
  • Если что-то не успели, либо кто-то уходит с домашкой, либо делается новая встреча. Лучше домашка.
  • За 10 минут до конца встречи начинайте подводить итоги. За 5 минут — расходимся.

Итоги встречи, meeting notes

После встречи обязательно составляется какой-то документ. Если это была просто встреча, то составляется meeting notes — документ о договорённостях, принятых на встрече. Если на встрече обсуждали какой-то проект или сделку — составляется манифест этого проекта или сделки. 

Обязательные части документа: 

  • К какой встрече это относится? Мало ли, у человека 20 встреч в день.
  • Каков контекст?
  • О чём договорились? Какие дальше действия? Когда?
  • Дополнительные материалы со ссылками.
  • С кем связаться в случае чего.

Золотое правило: если этого нет в документе после встречи, этого не было на встрече. Никакие договорённости не имеют силы, если они не были зафиксированы. 

Документ высылается всем участникам встречи, плюс в копии все те, кто должен быть в курсе. Отвечать на это письмо не нужно. 

Вот так делаются нормальные встречи. Всё остальное — ерунда.

Результаты встречи: перезапуск «Полимеров»

Коллеги, спасибо за встречу 5 сен 2022 по «Полимерам». Вот результаты.

Контекст. Перезапускаем «Полимеры» с учетом новой экономической ситуации. 

Программа-минимум — запуск приемника 16 сентября. Декомпозируем:

— Одностраничный сайт. До 15 сентября рабочая страница на конструкторе. Ответственный Ибрагим. 

— Оферта. До 10 сентября первый драфт, 15 сентября финал. Ответственный Игорь К.

— Бэкенд. До 10 сентября запуск тестовой среды, до 15 сентября тест. Ответственный Петр.

Бюджет 190 000 руб. на производство, согласовано Петровым М. Всем сопричастным забирать бюджеты через лидов направлений в конце сентября. 

Следующая встреча 15 сентября, 11:30. Принимаем решение о запуске/переносе. 

Необходимые материалы: 

Смета (доработана, согласована)

Концепция (старая)

Примерный Гант по всему проекту

ТЗ по бэкенду

Склад рефов по визуалу

Лид проекта — Ольга Семенова, @olgasemenova

Но так никто не делает!

Чем больше из этих пунктов вы делаете, тем лучше вы как менеджер, тем приятнее людям с вами работать, тем вы результативнее. 

А кто так не делает — сам себе создаёт проблемы. Не путайте деловые традиции с некомпетентностью. 

Что делать, если вас позвали на непонятную встречу?

Если вас пригласили и вам непонятна цель встречи или зачем именно вы там — спросите об этом прямо. Если во время встречи вы поняли, что не нужны на ней, — сообщите об этом и уйдите.

Коллеги, какова повестка этой встречи и какую помощь от меня вы ожидаете?

Коллеги, я не нужен в этом обсуждении. Если будут вопросы, пишите в Телеграм, я на связи. Мне нужно идти, всего доброго 🗡

Резко начинаем хорошо проводить встречи
Для тех, кто хочет управлять

У «Яндекс Практикума» есть курс «Управление командой». Это для тех, кто хочет стать руководителем или уже руководит, но ощущает недостаток навыков. 

Что внутри: 

  • Интерактивный учебник с теорией
  • 12 практических мастер-классов 
  • Персональные консультации с наставником

Основные блоки: оперативное управление, настройка процессов, развитие команды, управление изменениями. По сути это фундамент для всех, кто хочет руководить современными коллективами в цифровой экономике. 

Вводная часть бесплатно, чтобы понять, насколько вам подходит формат. Дальше есть рассрочка (от 3,5 тысячи рублей в месяц). Приходите развивать управленческую мышцу: 

Изучить программы
Для тех, кто хочет управлять

Идея: Виктория Катана

Редактор: Кинжал

Художник: Даша Захарова

Корректор: Ира Михеева

Вёрстка: Кирилл Климентьев

Стиль: Таня Мухортых

еще по теме
arrow-scrollTop