Вместо встречи: три инструмента, которыми можно заменить некоторые созвоны

Бывают встречи, вместо которых стоило бы написать одно письмо, — но бывают и другие. Например, вам нужно сделать демонстрацию продукта или предложить какой-то сложный проект. Тогда в письмах можно запутаться, и проще собрать встречу.

Но прежде чем искать у всех окна в календаре, вот вам три альтернативных инструмента — посмотрите, вдруг что-то подойдёт для вашей задачи.

Презентация с комментариями

Если у вас сложный проект, который нужно презентовать вживую, попробуйте вместо встречи записать видео. Для этого есть хорошие встроенные инструменты.

В PowerPoint и Keynote уже очень давно можно записать видео того, как вы что-то презентуете. Работает так:

В заметках к слайдам вы прописываете план выступления или готовый текст.
В меню выбираете «Запись» и настраиваетесь: выбираете микрофон и камеру, настраиваете удобный внешний вид.
Нажимаете «Запись» и пишете.

На примере Microsoft PowerPoint:

На примере Apple Keynote:

Лайфхак: можно косячить, уберёте на монтаже. Преимущество видео в том, что, если вам не понравилось, что и как вы говорите, вы можете это перезаписать. Прямо во время записи делаете паузу, вдох-выдох, выпили воды и говорите заново нужный кусок. Далее в монтажной программе запросто отрезать ненужные части, и никто ничего не узнает.

Почему видео удобнее, чем встреча. Видео с вашей презентации можно посмотреть на повышенной скорости, а также прогнать через какой-нибудь сервис типа 300.ya.ru и получить краткую выжимку с тайм-кодами. На встрече это не получится. Ещё видео можно посмотреть так, как удобно человеку, в нужное ему время, в том числе кусками.

Часовое видео можно посмотреть на x2 за два подхода по 15 минут — это намного удобнее, чем потеть на целой часовой встрече. Вам скажут спасибо.

Главное: видео — это пруф. Когда у вас что-то запечатлено на видео, уже нельзя сказать, что вы этого не говорили.

Скринкаст

То же самое, что с презентациями, но записать можно не только слайды, но и весь экран и с гораздо большей гибкостью.

Для записи скринкастов есть много программ — начиная со встроенных в Windows и Mac OS, заканчивая платными. Наш выбор — OBS: бесплатная, универсальная, работает на всём, одинаковая на всех операционках и относительно несложно настраивается. Смотрите видеоинструкцию:

Также скринкасты можно смело писать с планшета и даже телефона.

Монтировать видео сейчас проще всего в программе CapCut: для простого монтажа её бесплатной версии хватит за глаза, а ещё она одинаково хорошо работает на компьютерах, телефонах и планшетах.

Волшебная палочка: если есть немного денег на зарубежной карте, купите программу Recut. Она одним кликом удаляет из видео все паузы. Видео на полчаса превращается в видео на 20 минут без потери смысла. Тут же можно удалить куски с вашими оговорками и сразу выгрузить чистовой файл.

Голосования и опросы

Если вам нужно принять коллективное решение голосованием, не обязательно собирать всех на созвоне. Можно провести голосование или опрос. Вот варианты:

Яндекс-формы и Google-формы — бесплатные инструменты для сбора любой информации от большого количества людей. Можно сделать так, чтобы каждый поучаствовал в опросе только один раз. Можно даже собирать у людей файлы — удобно, например, чтобы получать от людей отчёты по работе или заявки на оплату. Результаты можно положить в таблицу или выводить на панель управления.
Сервисы для выбора «окошек»: если вам нужно назначить какое-то мероприятие в удобное для всех время, есть специальные сервисы: Calendy, Doodle, Appoint.ly, «Планёрка». Люди говорят, когда они могут принять участие, а организатор видит, какие есть пересечения. Проверяйте, чтобы сервис работал в России.
Опросы в Телеграме: уже давно в общий чат можно прислать не только текст и картинку, но и опрос. Указываете варианты ответа, люди голосуют прямо в Телеграме.

Лайфхак: время на принятие решения. Не просто отправляете ссылку на опрос, но и устанавливаете критерии принятия решения. Например: «Для принятия решения нужно не менее стольких-то голосов, крайний срок голосования — тогда-то». Кто не успел — тот не успел.