Прорвало плотину встреч. С середины января до майских теперь все будут бегать как ужаленные со своими проектами, идеями, обсуждениями и синками. На некоторые из них ходить нужно, потому что надо же что-то делать в жизни. Но на некоторые — не надо. Вот как уменьшить ваше участие в них.
Эта встреча могла быть документом
Перед встречей попросите организатора составить документ для обсуждения. Вот примеры запросов на разных корпоративных диалектах:
Коллеги, просьба составить адженду встречи, чтобы мы могли закрыть все консерны по проекту и ничего не забыть. По адженде я смогу аллоцировать необходимые ресурсы
Пожалуйста, составь план встречи и вопросы, которые мы будем обсуждать. Мне это нужно, чтобы подготовиться к встрече и чтобы не нужно было ничего сочинять на ходу
Лен, давай начнём просто с документа. Напиши, какие вопросы будем обсуждать, и я постараюсь на них сразу ответить. Если дока не хватит — сделаем встречу
Эта встреча могла быть чатом
Если трюк с документом не прошёл, можно попробовать провести встречу заранее чатом. Приходите в нужную беседку и предлагаете всем предварительно обсудить то, что будет на встрече. И аккуратно доводите разговор до принятия решений.
Когда дым рассеется, говорите так:
О, кажется, уже и встреча не нужна. Всё обсудили. Спасибо, народ, вы супер!
Хвалить и благодарить народ обязательно. Это вообще хорошее дело — творить добро, благодарить людей и показывать им, как вы их цените.
А ещё помните, что никто не любит ходить на встречи. Если предложить по-нормальному, вас поддержат и всё обсудят в чате.
Эта встреча могла быть на двоих
Не отказывайтесь от встречи как таковой, но предложите провести её вдвоём, максимум втроём с кем-то ещё важным. Редко когда нужно тащить на созвон семерых, чтобы шестеро молчали, а один бэкал и мэкал.
Поэтому предлагайте организатору созвониться с кем-то персонально. Вам будет легче синхронизировать календари, и вы с глазу на глаз договоритесь быстрее.
Эта встреча могла быть короче
Допустим, вам предложили встречу на час. И вам никак не отвертеться. И вы понимаете, что ваше участие необходимо, но не на целый час.
Тогда говорите:
У меня следующая встреча впритык получается, поэтому мне придётся уйти раньше. Мы можем провести встречу за полчаса? Или хотя бы перенести мою часть в начало?
Вы как бы не отказываете во встрече и не подводите команду, но и не тратите целый час на абстрактные обсуждения и обмен мнениями.
Можно было сделать видео
Если суть встречи в том, чтобы вы что-то кому-то презентовали, можно сделать идеальную встречу, не дёргая людей:
- Запускаете свою видеозвонилку на одного себя и включаете запись экрана. Сделать это можно в любой удобный вам момент.
- Записываете презентацию своего проекта или идеи. Демонстрируете экран, листаете слайды, всё как обычно. Только без зрителей. Нет зрителей — нет волнения, нет риска.
- Если ошиблись, сбились, что-то сделали не так — можно записать заново. Если некогда начинать сначала — просто переговорите часть с ошибкой, пока не получится хорошо. Потом отрежете лишнее на монтаже.
- Доделали — сохраните запись.
- Для особенно крутых можно использовать видеоредактор, чтобы убрать паузы и фальстарты. На маке это iMovie, на Windows 11 — Clipchamp. Если вы на маке, скачайте программу Recut, она автоматически режет паузы в ваших видео, и можно заодно удалить дубли с ошибками.
Получившийся файл отправляете коллегам. Они смотрят его на комфортной скорости и пишут вам вопросы в чат. Кому надо — делает резюме на нейросетях. А ваш талант спикера сохраняется в файле.
Бонус: если потом кто-то предъявит вам претензии по поводу вашей презентации, у вас будет доказательства. Например, якобы вы обещали выручку в сентябре, а дали только в ноябре. Открываете видеозапись и показываете, что вы на самом деле обещали.
Менеджерам
Специалисты, отойдите от экранов. Менеджеры, это для вас.
- Никто не любит встречи.
- Одна часовая встреча на троих — это три рабочих часа.
- Во время встречи на троих один говорит, двое молчат и ноль человек работает.
- Почти все встречи можно провести в виде документа, слайдов презентации, чата или даже письма.
- Если команда избегает встреч с вами, то вы плохо ведёте встречи и нерационально расходуете время людей. Не надо так.
Если вы менеджер, вы просто обязаны нормально проводить встречи: писать повестки (адженды), следить за временем, делать резюме, готовить людей к встречам, наводить во всём порядок и подавать пример. И вы сами знаете, что можете так. И вам же от этого потом легче работать.
Давайте, вы можете. Покажите, за что вас так ценят на работе.
