Бывает такое: в команде есть человек, на котором держится всё. Стоит ему заболеть или уехать на Бали выращивать манго, работа встанет колом.
Допустим, работает в PR-агентстве эсэмэмщица Маша. Только она занимается соцсетями и знает все пароли. Внезапно Маша попадает в больницу с острым аппендицитом, а у клиента срочная новость. Опубликовать некому, все психуют и судорожно восстанавливают доступы.
Знакомо? Когда многое завязано на одном человеке — в компании низкий бас-фактор. Разбираем подробно, что это значит и как быть, если у вас подобная ситуация.
Что такое Bus Factor простыми словами
Bus Factor (он же бас-фактор или фактор автобуса) — это то, сколько человек держат проект на плаву. Название происходит от немного мрачной гипотезы: «Сколько сотрудников должен сбить автобус, чтобы работа встала?».
Если достаточно «сбить» всего одного — бас-фактор низкий. Другими словами: компания в жопе, потому что люди в любом случае заболевают, выгорают, уходят в декрет, меняют жизнь. Поэтому когда ключевых людей много — бас-фактор высокий, значит, всё хорошо.
Как рассчитать Bus Factor в проекте
Хорошая новость: не нужно что-то долго вычислять. Плохая: придётся честно посмотреть на свою команду и признать, что без Пети всё развалится.
Формула расчёта
Строгой формулы нет, потому что метрика качественная, а не количественная. Обычно оценивают так:
- Берут список всех критических задач и зон ответственности.
- Смотрят, кто из сотрудников — единственный носитель знаний.
- Считают количество таких людей.
Bus Factor = количество людей, без которых проект не выживет. Чем больше число, тем лучше. Например, единица — всё очень плохо. Двойка — ситуация лучше, но риски ещё большие. Тройка и далее — можно выдохнуть, если, конечно, вся команда не решит уволиться одним днём, но это уже совсем другая история.
Чтобы было проще, ответьте себе честно:
- Кто в команде знает, как рулить определённым проектом / общаться с клиентом / формировать отчётность?
- Есть ли документы, где записаны все явки и пароли?
- Сможет ли новый сотрудник за неделю вникнуть в проект?
Если вы вспомнили только одно имя, а на остальные вопросы ответили «нет» — ваш бас-фактор, скорее всего, единица.
Примеры вычислений
Пример 1:
В студии веб-разработки пять человек: трое разработчиков, проджект-менеджер и техлид. Техлид последние три года сам настраивает серверы и подключает домены. Если что-то ломается, разрабы пишут код, но без техлида не могут выкатить обновление. Если техлид уйдёт в отпуск или заболеет — всё встанет, клиенты начнут паниковать.
Здесь бас-фактор равен единице, потому что проект держится на одном человеке. А ведь как минимум можно разделить ответственность с проджектом, и тогда бас-фактор увеличится до двух.
Пример 2:
В редакции агентства маркетинга тоже пять человек: главред, шефред и три автора. Главред еженедельно погружает шефреда в контекст по проектам на созвоне, а шефред обучает авторов во время работы с текстами. Если отвалится главред — его заменит шефред, а если шефред — его сможет подменить кто-то из авторов.
Бас-фактор равен трём. Потеря одного-двух человек пройдёт почти незаметно.
Критические показатели
Единица. Это когда проект держится на одном ключевом сотруднике, и он буквально ходит по канату без страховки.
Двойка. Ситуация лучше, но всё ещё шаткая. Два человека могут заболеть или просто уволиться одновременно.
Тройка и больше. Более-менее комфортное положение. Даже если сразу двое отвалятся, один подстрахует.
Как быть, если нет возможности подключать других людей?
Если вам никак не повысить бас-фактор дополнительными сотрудниками, можно снизить риски другими способами:
- Делайте всё под запись. Созвонились с клиентом — сделайте саммари. Изменили какие-то процессы — опишите их. Поменяли где-то пароли или завели новые аккаунты — сохраните доступы. Необязательно документировать подробно, достаточно в общих чертах, чтобы кто-то другой разобрался без вашего участия.
- Автоматизируйте часть дел. Например, чтобы не хранить инфо о дедлайнах в голове, можно настроить напоминания в таск-трекере — главное, не забыть где-то записать логин и пароль.
Чем опасен низкий Bus Factor
Извините за кэпство, но как есть: никто, конечно, не умрёт — но возможны убытки. Например, если внезапно упадёт сайт, а единственный разработчик в горах на випассане, останется считать потери и надеяться на чудо.
Риски для бизнеса
Работа становится немножко (или множко) нервной. Вот несколько ситуаций, которые могут произойти из-за низкого бас-фактора:
Срыв сроков. Ключевой сотрудник уехал на конференцию в другую страну и пропал из-за роуминга. Без него не утвердить макет, не выкатить правки или не согласовать бюджет, а дедлайн полыхает.
Простор для манипуляций. Сотрудник понимает: без него никуда, поэтому может, например, выбить зарплату побольше. А ведь отказать сложно — обидится и уйдёт одним днём.
Долгое погружение. Если ключевой сотрудник всё-таки уходит (ну, всякое случается — переезд или кризис среднего возраста), новому придётся восстанавливать логику по крупицам. Где лежали файлы, почему сервер назван именно так, зачем этот скрипт вообще нужен. Пару недель, а то и месяц уходят просто на разбирательства. В это время всё работает медленно и, возможно, криво.
Переживать из-за этого сильно не стоит — всё лечится, если вовремя задуматься.
Примеры провальных кейсов
Пример 1
В одном небольшом креативном агентстве работала арт-директор Катя. Она делала много чего: утверждала финальную раскадровку, переговаривалась с клиентами.
В один прекрасный момент Катя легла в больницу на сохранение — она была беременна, но никто об этом не знал. Решать вопросы по работе удалённо не могла.
А команда не знала, где лежат исходники по последнему проекту и какие пароли от рабочих аккаунтов с важными материалами.
Две недели сотрудники методично восстанавливали доступы и перетряхивали почту в поисках писем с заказчиками. Те, конечно, вошли в положение и подождали — но осадочек остался. Некоторые спустя время нашли других подрядчиков.
Пример 2
Был в одной редакции проджект Дима. Он очень не любил делать саммари встреч и писать инструкции к проектам. Говорил: «Да зачем, я же всё знаю». Когда Дима поехал на неделю в отпуск, он планировал всё равно приглядывать за проектом. Однако, сам того не ожидая, оказался совсем без связи.
Собственнику редакции пришлось краснеть перед клиентом и объясняться. Но такая ситуация, конечно, не устроила — договор разорвали. Ещё пришлось вернуть деньги и заплатить неустойку. А Диму по приезде отчитали и уволили.
5 способов увеличить Bus Factor в команде
Сделать это — задача не на один день, нужно прямо постараться. Вот что поможет:
1. Перекрестное обучение сотрудников
Пусть ваш гуру раз в неделю проводит ликбез для коллег. Рассказывает, как устроена система, показывает больные места. Если сопротивляется, можно объяснить, что это снизит нагрузку на него в первую очередь. Например, беднягу перестанут дёргать по мелочам.
2. Документирование знаний
Всё, что происходит на проекте, лучше фиксировать. Например, те же встречи с гуру лучше вести под запись. Главное, хранить всё в одном месте — для этого подойдёт даже обычная папка на гуглдиске или база знаний на сервисах типа Weeek и Yonote.
Между прочим, нейронки хорошо справляются с записями, расшифровкой, структурированием информации и многим другим. Это отдельный полноценный инструмент для работы. Присмотритесь.
3. Парная работа
Любую крупную задачу, вроде запуска нового проекта, в идеале отдавать минимум двум сотрудникам. Каждый сможет подхватить, если вдруг один из них отвалится.
4. Автоматизация процессов
Для коммуникации с командой и клиентами можно использовать канбан-доски. Что круто: в одном месте сохраняется вся история работы над проектом — есть задачи, комментарии, рабочие документы.
5. Система наставничества
За каждым новичком желательно закреплять матёрого спеца. Он и научит, и постепенно переложит на него часть ответственности. Через полгода в команде будет два человека, умеющих делать критически важную штуку. А если сделать чат, где матёрый спец будет общаться с новичками, передавать им важные доки и обучать, — так у вас появится база знаний без дополнительных усилий.
Представим: в одной небольшой компании работает маркетолог Анна. На ней держится всё — соцсети, рассылки и прочее. Никто больше не занимается продвижением.
Всё бы ничего, но однажды Анна получает оффер мечты и уходит. Эта история могла кончиться плохо, однако за месяц до этого начальник подсуетился (предчувствовал неладное): попросил описать в гуглдоке стратегию продвижения, схематично показать воронки и по пунктам расписать все свои задачи.
Мотивировал тем, что хочет замерить занятость всех сотрудников и выписать премию самым большим трудягам. А где-то в последнюю неделю босс взял стажёра, который успел погрузиться в соцсети. Когда Анна ушла, джун делал посты, поэтому не все каналы коммуникации заглохли на время поисков маркетолога. Но и ждать пришлось недолго: новый сотрудник очень быстро вошёл в курс дела — помог тот самый гуглдок.
Два базовых инструмента для управления Bus Factor
Пригодятся, чтобы повысить бас-фактор и сохранить менталку.
Системы документооборота
Выберите, где вам удобнее передавать разные файлы: договоры, акты и прочее. Например, «Контур.Диадок», СБИС, 1С-ЭДО и другие. Это страховка от случаев, когда важные бумаги лежат где-то в личных переписках, и их тяжело достать.
Бывает, что система документооборота есть, но чисто для галочки. По факту сотрудники продолжают использовать личные переписки.
Чтобы такого не было, нужно признать: просто ввести систему недостаточно, нужно постепенно приучать людей. Например, можно не подписывать документы, которые вам скидывают в личку.
Решения для командной работы
Используйте таск-трекеры, где можно настроить комфортное пространство для работы. Например, Weeek, Shtab, Kaiten и прочие. Тогда не придётся тратить много времени на разговоры о важном, потому что всё есть на доске.
Частые вопросы о Bus Factor
Присаживайтесь поудобнее, сейчас всё разложим по полочкам.
Чем отличается от truck factor?
Да ничем. Truck factor — это первоначальное название. Просто звучит грубовато: мол, что будет, если ключевого сотрудника собьёт грузовик. Кто-то решил, что быть сбитым автобусом — не так жёстко, вот и прижилось.
Какой показатель считается нормальным?
Конечно, здесь нет какого-то ГОСТа. Выше мы уже писали про 1-2-3 уровни, но вот ещё:
Что если компания даже не пытается повысить бас-фактор?
Здесь поможет старое-доброе «отпустить ситуацию» и наблюдать. Рано или поздно единственный ключевой сотрудник исчезнет и всё пойдёт к чертям. И тогда в компании зашевелятся, чтобы не повторять горький опыт, а вы можете сказать: «Я же говорил(а)».
Теперь никакой бас-фактор не страшен, правда?
