Организационная структура: кто кому подчиняется и почему без этого в компании хаос

Компания без нормальной оргструктуры напоминает поездку на шашлыки. Когда шесть человек стоят вокруг мангала и спорят о том, как правильно жарить мясо. А ставить палатку, резать салаты и носить дрова никто не собирается. Да и сам шашлык такими темпами будет готов к ночи.

Вот и в бизнесе так. Если никто не знает, что делать, кого слушать и перед кем отвечать — даже закупка бумаги в офис станет причиной трёх созвонов. В статье расскажем, как организационная структура превращает бардак в чёткий механизм, какие виды схем бывают и как выбрать лучшую.

Что такое организационная структура

Организационная культура — это схема, которая показывает, кто кому подчиняется, кто за что отвечает и кто принимает решения. 

Представьте футбольную команду: есть тренер, нападающие, защитники, вратари. Игрок понимает свою роль и слушает тренера, а не бежит давать советы вратарю и не выстраивает стратегию матча.

Так работает и оргструктура в хорошей компании. Каждый знает, кто главный, кто чем занят и как между собой общаться. 

Зачем компании вообще нужна оргструктура

Даже маленький бизнес быстро начинает тонуть в хаосе без структуры. Понятная схема влияет и на порядок, и на скорость работы. И вот каким образом. 

За каждым процессом закрепляется владелец

Без нормальной структуры задача часто остаётся без исполнителя. Все знают, что её надо делать, но никто не считает её своей. А потом начинается: «Я думал, это сделает Маша», «В прошлый раз же таким занимался Саша». 

Как лечит структура: за задачей закрепляется ответственный. Например, в схеме прописывается, что за «Клиентский сервис» отвечает отдел Х.

Назначается приоритетный начальник

Настоящий беспредел начинается, когда у сотрудника несколько руководителей и все хотят разного. За пару месяцев такой работы мозг взорвётся от противоречивых команд. 

Как лечит структура: в схеме закрепляются линии подчинения. Сотрудник точно знает, чью задачу ставить в приоритет. Если пришёл босс со стороны, то пусть сначала идёт к руководителю за согласованием. А тот уже решит, как и когда это делать его подчинённому. 

Разграничиваются полномочия 

Часто все в команде боятся принимать даже незначительные решения, а руководитель тонет в микроменеджменте.

Как лечит структура: определяются пределы власти. Например: «Менеджер может дать скидку до 5%, руководитель отдела — до 10%, всё, что выше — только коммерческий директор». 

Рисуется маршрут задачи

В бесструктурной компании приходится бродить кругами, чтобы сделать одну задачу: «спроси у того», «согласуй с этим».

Как лечит структура: она задаёт горизонтальные и вертикальные связи. Понятно, кто готовит данные, кто проверяет, а кто подписывает итоговый вариант. Не надо импровизировать и бегать по всей компании — путь документа заранее прописан в оргсхеме.

Из чего состоит организационная структура управления

Организационная структура — это не просто картинка, а «скелет» бизнеса. Чтобы она работала и не давала компании развалиться при росте, в ней должны функционировать все элементы. Вот они слева направо. 

Уровни управления или «этажи» власти

Обычно выделяют три уровня руководства, но всё зависит от размера компании:

• Top Management (C-level): Акционеры, CEO, CFO. Их задача — стратегия и инвестиции. Они решают «Куда мы плывем?»
• Middle Management: Начальники департаментов и отделов. Они переводят стратегию топов на язык конкретных планов и контролируют их выполнение. Решают «Как мы плывем?»
• Line Management (Lower): Тимлиды и супервайзеры. Они работают «в полях» с рядовыми сотрудниками, отвечают за ежедневный результат.

Роли или зоны ответственности 

Это горизонтальное деление компании. 

Линии подчинения

«Провода», по которым идёт сигнал.

• Вертикальные связи. Классическая линия начальник-подчинённый. Здесь отдаются приказы (сверху вниз) и принимаются отчёты (снизу вверх). 
• Функциональные связи. Сотрудник подчиняется одному руководителю административно (например, директору филиала), а другому — методологически (главному бухгалтеру в головном офисе).
• Горизонтальные связи. Это взаимодействие между отделами одного уровня. Например, когда логистика договаривается с закупками напрямую без генерального директора. 

Подразделения, функции и зоны ответственности

Оргструктура должна отвечать на три вопроса: где работают люди, что они делают и за что отвечают? 

Подразделения (где?) Сотрудников объединяют в группы, чтобы ими было проще управлять, а им легче работать. Например, отдел маркетинга, бухгалтерия и редакция. 

Функции (что?) Это повторяющиеся действия. Отдел продаж ищет клиентов и заключает сделки, HR нанимает сотрудников и проводит онбординг. 

Зона ответственности (за что отвечают?) У каждого сотрудника должна быть территория, где он имеет право принимать решения. Ответственность не работает без полномочий. Если от руководителя отдела продаж требуют выручку, но не дают ему право увольнять плохих продавцов, то смысла в ответственности нет. 

Какие бывают виды организационных структур и чем они отличаются

Организационные схемы различаются по способу управления, связям между отделами и уровню свободы разных команд.  

Линейная структура управления

Самая простая и старая модель. Каждый сотрудник имеет одного прямого начальника, а приказы идут строго сверху вниз. 

Плюсы:

👍 жёсткая дисциплина, всё выполняют быстро и чётко 
👍 понятно, кто главный и несёт ответственность 

Минусы:

👎 руководитель часто перегружен мелкими вопросами
👎 информация снизу вверх доходит медленно и с искажениями 
👎 решения принимаются одним человеком, часто субъективно  

Функциональная структура управления

Компания разделена на блоки по специальностям: отдел маркетинга, отдел продаж, редакция, бухгалтерия. Наверху стоит СЕО, а под ним функциональные руководители. И каждый отвечает за свою узкую область.

Плюсы:

👍высокая экспертиза: специалисты варятся в одном котле, обмениваются опытом и постоянно растут 
👍понятная карьера: редактор знает, что может стать старшим, потом — главредом 
👍нет дублей: в компании один отдел закупок, а не пять разных закупщиков в каждом проекте

Минусы: 

👎отделы перестают видеть общую цель и гонятся только за своими целями 
👎при запуске нового проекта все функциональные боссы должны его окнуть — это медленно, а если они не договорятся — то вообще невозможно 
👎генеральный директор — единственный судья в спорах между отделами, ему приходится вникать во все дела одновременно 

Линейно-функциональная структура управления

Золотая середина между линейной и функциональной структурой. В компании есть один начальник и отделы-помощники (бухгалтерия, кадры, юристы). Они не могут напрямую давать приказы сотрудникам, но через руководителя готовят документы, консультируют и помогают советами. 

Плюсы:

👍 сотрудник не разрывается между несколькими начальниками, у него есть один руководитель
👍 линейному начальнику не нужно быть экспертом во всём, для этого у него есть профильные отделы
👍 система работает стабильно и предсказуемо, все процессы стандартизированы  

Минусы:

👎 любые изменения — только через все функциональные службы, это куча совещаний и согласований
👎 специалисты живут в своих отдельных мира: юристы не хотят считаться с нуждами продажников, а редакторы с сеошниками 

Дивизиональная структура управления

Компания делится на крупные, почти автономные части — дивизионы. Напоминает функциональную структуру. Но там — это одна большая организация с общими отделами. А при дивизиональной структуре — это федерация маленьких компаний под одной крышей. 

У каждого дивизиона свой руководить и функциональные службы — свои маркетологи, юристы, кадровики. Центральный офис контролирует только общую стратегию и финансы.

Как выделяют дивизионы:

• по продукту: в Apple есть дивизионы iPhone, Mac и Services
• по региону: «Центр», «Азия» и «Европа»
• по потребителю: блок для работы с госсектором, крупным бизнесом и частным бизнесом

Вопрос, чтобы понять, нужна ли дивизионная структура управления или это лишняя сложность:

Получится ли чётко отделить доходы и расходы одного направления от остальной компании?

• Если да, можно вводить дивизионы
• Если нет (расходы общие, люди общие, склад общий) — дивизионная структура станет бюрократическим адом

Плюсы:

👍 дивизионы лучше знают свои рынки и быстро принимают решения, потому что не ждут одобрения из центра 
👍 легко посчитать, какой дивизион тащит, а какой приносит убытки 
👍 генеральному директору корпорации не надо вникать в мелкие задачи: какую запустить рекламу в Таиланде, решит руководитель направления «Азия»

Минусы:

👎 дорогое удовольствие содержать сразу пять отделов кадров, маркетологов и юристов вместо одного общего 
👎 может начаться «Игра престолов» между дивизионами за внимание и ресурсы компании 
👎 дивизион рискует превратиться в государство в государстве и начать игнорировать стандарты корпорации

Матричная структура управления

Самая современная и сложная модель управления. Здесь у сотрудника два руководителя: функциональный (постоянный) и проектный (временный). Первый отвечает за качество работы и развитие персонала. Второй — за конкретные результаты и соблюдение дэдлайнов.

Плюсы:

👍 Можно быстро создать дрим тим из разных отделов под задачку, а потом вернуть всех по местам
👍 Эксперты не сидят без дела, если в одном проекте затишье — спеца перекидывают в другой
👍 Маркетологи, айтишники и юристы постоянно на связи и понимают боли друг друга, а не футболят задачи из команды в команду 

Минусы:

👎 Сотрудник разрывается между двумя начальниками. Один требует пройти обучение, другой орёт про горящие сроки по проекту. 
👎 Нужно постоянно договариваться, кто и на сколько «владеет» временем сотрудника
👎 Руководителям проектов приходится воевать за самых талантливых экспертов

Как понять, какая оргструктура подходит компании

Основное правило — не выбирать оргструктуру «как у соседа» или просто самую модную в этом сезоне. Главные факторы: скорость изменений, размер компании и продукт.

Скорость изменений

• Когда рынок несётся (мода, нейросети, IT) — выбор в пользу плоской или матричной структуры. Если не дробиться на мелкие автономные команды, конкуренты съедят, пока компания будет согласовывать бюджет. 
• Когда рынок стабилен (нефть, производство кирпича) — подойдёт линейно-функциональная структура. Качество и контроль здесь важнее скорости. 

Продукт 

• Один простой — идеальна функциональная система. Все маркетологи делают одно дело, закупщики — другое. Это дешево и эффективно. 
• Много разных — подойдёт дивизионная структура. Нельзя продавать мороженое и тракторы из одного отдела маркетинга. 

Размер компании

• До 50 человек — только линейная структура. Любое усложнение съест прибыль на зарплаты начальников. 
• От 1000 и больше — иерархия неизбежна, иначе компания распадётся на неуправляемые атомы 

Когда структуру пора менять, а не латать

Вот верные признаки того, что косметический ремонт не поможет и структуру пора сносить:

• На согласование простого счёта или запуск небольшой акции уходит больше недели. Иерархия стала слишком высокой — рынок обгоняет, пока перекладываются бумажки
• Конфликты между отделами стали обычной практикой, а их KPI противоречат друг другу
• Без подписи первого лица нельзя даже туалетную бумагу в офис купить. Пока руководитель решает задачи мирового масштаба по закупке скрепок, стратегия компании не двигается годами 
• Изменились условия: локальный магазин дорос до маркетплейса или появились новые линейки продукта 

Оргструктура не работает, как на картинке: где компании чаще всего всё ломают  

Оргструктура просила передать: «Дело не во мне, дело в тебе». Разбираем, когда виновато руководство, а не схема. 

Назначают роли, но не распределяют ответственность

На бумаге в компании стройная иерархия, а в жизни переговоры напоминают игру в горячую картошку. Менеджеры перекидывают её друг другу, пока не остынет. Или пока проект не сгорит.

Часто задачи лежат на стыках отделов, и каждый боится взять на себя риск за итоговое решение.

Рисуют красивую схему, которая не совпадает с реальной работой

Иногда компании важнее оставить красивую картинку, даже если она ничего общего не имеет с жизнью организации. Например: 

• на схеме нарисованы красивые линии взаимодействия между отделами. А по факту они изолированы. 

• формально начальник один, а задачи прилетают от троих. Компания переросла линейную структуру: на бумаге рисуют простую пирамиду, а работать пытаются по скрытой матрице
• люди делают «чужую» работу, потому что иначе всё встанет. Обязанности на бумаге описаны, а между ними серая зона, куда проваливается куча задач

Если в компании всё ломается, это знак судьбы — пора начать новую карьеру. У нас как раз есть промокод со скидкой на любую профессию в Яндекс Практикуме

Путают управление людьми и управление функциями

В идеале должно быть так:

• есть линейный начальник, он управляет людьми. Отвечает за дисциплину, график, ресурсы и мотивацию сотрудников
• а есть функциональный руководитель, он контролирует методологию, стандарты и качество

Думают, что оргструктура компании всё решит сама

Бизнес тратит миллионы денег, чтобы нарисовать красивую схему, а потом удивляется, почему система не поехала. А она и не поедет, потому что это только карта.

Оргструктура — только 20% успеха. Чтобы она заработала, её надо доукомплектовать:

• регламентами: как именно мы взаимодействуем?
• мотивацией: за что нам платят?
• обучением: а умеют ли люди работать в такой модели?
• волей: готов ли руководитель сам соблюдать написанные правила? 

Коротко: что такое организационная структура

• Это способ распределить роли и ответственность. Чтобы  каждый сотрудник понимал, что он должен делать, за какой результат с него спросят и кого слушать. 
• Это ответ на вопрос, кто кому подчиняется. Структура закрепляет путь, по которому приказ идёт от директора к исполнителю, показывает сотруднику, чьи задачи выполнять и перед кем отвечать.  
• Это инструмент, который помогает компании не разваливаться от роста. Когда штат растёт, велик шанс превратить бизнес в неуправляемую толпу. Оргструктура ставит каждого сотрудника на своё место и показывает, что ему нужно делать. А общую стратегию компании делит на понятные маленькие цели для всех отделов. 
• Это схема, которая должна совпадать с реальной работой, а не жить отдельно. Когда оргструктура — просто красивая картинка, смысла в ней ноль. Если все работают в обход официальной структуры, скорее всего, она просто не подходит под реалии рынка и особенности компании.

Для тех, кто хочет знать немного больше:

1. Линейный персонал: кто это и кто к нему относится
2. Кто такой лидер: почему вас не слушают, хотя вы — руководитель
3. Что такое делегирование и как правильно делегировать полномочия
4. Конфликты на работе: причины, примеры и как их решать