Вашу продуктивность убивает многозадачность. У нас есть доказательства

Вашу продуктивность обнуляет многозадачность. У нас есть доказательства

work-hard

Спорим, вы не сможете прочитать эту статью до конца, не отвлекаясь на мессенджер? Вот проверьте. Текст будет о том, как вы берёте на себя слишком много и потом из-за этого голова как в тумане. 

Главные мысли: 

  • У всякого дела есть две части: суть дела и управленческая суета.
  • Управленческая суета — это то, что нужно делать, чтобы дело делалось и стыковалось с другими.
  • Чем больше у вас одновременно запущенных дел, тем больше управленческой суеты.
  • Большинство людей живут в таком перегрузе, что управленческая суета занимает почти всю голову.
  • Чтоб улучшить ситуацию, нужно резко снижать число параллельных задач и отвлечений. Прямо резко.
  • Все говорят о фокусе и приоритетах, но все в страшном расфокусе и хаосе. Кто это переломит, тот будет всеми рулить.

Теперь подробнее. 

Управленческая суета

Допустим, вам нужно собрать отчёт для клиента. Кажется, что это один пункт работы:

Управленческая суета

На самом деле вокруг этого пункта есть другие: 

Вашу продуктивность убивает многозадачность. У нас есть доказательства

Но и вокруг этих пунктов есть другие. Вроде бы полезной работы не слишком много, но зато много маленьких задачек, каждая из которых съедает ресурс. 

Вашу продуктивность убивает многозадачность. У нас есть доказательства

Все эти дела важны, потому что к работе нужно готовиться, организовывать её, синхронизироваться с командой и ходить к заказчику. Это значит, что нужно начать планировать свою работу с учётом этой суеты: она есть, её много, она никуда не денется.

А часто бывает так: человек наберёт много дел, думая, что будет заниматься именно самой работой. А потом выясняется, что вокруг этой работы много суеты, а он её не планировал. И нужно вместо полезной работы заниматься суетой, планы плывут, никто ничего не успевает.

Вашу продуктивность убивает многозадачность. У нас есть доказательства

Проблема одновременно запущенных дел

Теперь предположим, что у нас параллельно идёт несколько дел, у каждого из них своё облако из суеты. И нам может казаться, что это два параллельных облака, что-то вроде такого:

Вашу продуктивность убивает многозадачность. У нас есть доказательства

Но на самом деле никто ничего не делает параллельно: в каждый момент мы делаем что-то одно. И нам приходится не только выбирать, что из этого делать, — нам приходится дополнительно переключаться между проектами

Вашу продуктивность убивает многозадачность. У нас есть доказательства

Каждое переключение с задачи на задачу — это дополнительная суета. А теперь представьте, что таких дел параллельно запущено не два, а двадцать. И человек начинает тратить огромную часть дня на переключения и «вкатывание» в новую задачу. 

Вашу продуктивность убивает многозадачность. У нас есть доказательства

Что происходит с человеком, который много переключается

Типичная работа в офисе выглядит так: 

Ты делаешь какое-то дело. 

Тебя отвлекают несколько раз в минуту. Половину времени ты тратишь на переключение. 

За два часа такой работы у тебя ощущение, что ты устал как от целого рабочего дня. 

Потом у тебя созвон, где нужно было бы сосредоточиться. Но у тебя несделанные дела, поэтому ты снова переключаешься по несколько раз в минуту. 

После созвона ты как выжатый лимон, а в голове туман. 

Наверняка у вас бывают дни, когда вы не сделали ничего полезного, но дьявольски устали. Вот это оно: вы убили день на переключение между задачами и параллельную суету по множеству подвешенных дел. 

Почему вредно начинать и подвешивать дела

Есть категория дел — «Начнём сейчас, потом доделаем». Например: «Мы будем активно делать это в феврале, но давайте начнём обсуждать это сейчас, в ноябре». Это прямо вредно для головы. 

Чтобы начать новое дело, нужно собраться, обсудить его, спланировать работу. Для этого нужно отвлечься от старых дел. Всё это — гарантированные расходы времени и внимания. Потом сколько-то работы будет сделано, после чего проект встанет на паузу. Пока он будет на паузе, ситуация в мире может поменяться, у компании сменятся приоритеты и команда. Проект утратит актуальность. А ресурсы на подготовку уже потрачены. 

С точки зрения компании это, может быть, не страшно — ну, списали человеко-часы, бывает. А с точки зрения людей, чьи часы списали, — это невосполнимая потеря. 

В жизни хватает задач, которые не будут завершены. Поэтому не стоит браться за то, что гарантированно встанет на паузу или будет делаться в фоновом режиме. Лучшая работа — та, которую начали незадолго дедлайна, вот там реально будет сосредоточенная бодрая работа. Ещё и можно отказывать всем фантазёрам с их новыми идеями: «у нас сроки горят, сейчас не до ваших глупостей». 

Что делать

В большинстве случаев ничего с этим сделать нельзя, потому что это современный стиль работы: ты постоянно в чате и тебя отвлекают каждые 30 секунд. Но если бы решение было, оно бы выглядело как-то так: 

Отдельный личный «Телеграм» только для семьи. Закончилась работа — переключились и не читаете рабочее. 

Привычка выключать мессенджеры на периоды важной работы. Никто не должен иметь права дёргать вас, когда вы на чём-то сосредоточены. Это ваше ментальное здоровье, вы за него отвечаете. Просто закрыли все мессенджеры и не запускаете их, пока не доделаете кусок работы.

Умный определитель номера, а то и вообще не принимать звонки. Никто, кроме курьеров, не имеет права дёргать вас во время работы. Включаете в приложении «Яндекс» функцию «Умный определитель номера», и он начинает подсвечивать спамеров. Это самое полезное, что сейчас есть в смартфоне. 

Не брать новые задачи, пока в них не будет всего, что нужно для завершения. Чтобы вы взяли какую-то штуку в работу, уже должны быть доступны все материалы, должны быть понятны все дедлайны, выделен бюджет и никто никого не должен ждать. Особенно важны дедлайны: 

❌ У нас много времени, можно делать спокойно в фоновом режиме.

✅ У нас мало времени, нужно сосредоточиться и сделать это быстро, не отвлекаясь на второстепенное (и получить премию за скорость).

Отказывать прожектёрам и фантазёрам. Есть категория людей, которые любят помечтать за ваш счёт. Предлагайте им прийти с оформленным предложением в виде документа. И читайте его в удобное вам время, а не когда принесли. 

Всё это крайне сложно, потому что у нас давно выработалась привычка работать с мессенджером на фоне. Но кто так долго работает, тот знает это ощущение постоянной усталости и тумана в голове. Хотите от него избавиться — уменьшайте многозадачность и не начинайте подвешенные задачи. 

arrow-scrollTop arrow-scrollTop

Текст:
Максим Ильяхов

Художник:
Даша Захарова
Корректор:
Ира Михеева
Вёрстка:
Маша Климентьева
«Кинжал» — это журнал «Яндекс Практикума»

«Кинжал» — это журнал «Яндекс Практикума»

А «Практикум» — это центр цифровых профессий. Сюда люди приходят без опыта в мире ИТ, а выходят готовыми ИТ-специалистами: от программистов и тестировщиков до дизайнеров и менеджеров.

В ИТ могут работать и технари, и гуманитарии. Старт — бесплатно.
Выбирайте, какая профессия вам по душе.

Еще по теме: