Спорим, вы не сможете прочитать эту статью до конца, не отвлекаясь на мессенджер? Вот проверьте. Текст будет о том, как вы берёте на себя слишком много и потом из-за этого голова как в тумане.
Главные мысли:
- У всякого дела есть две части: суть дела и управленческая суета.
- Управленческая суета — это то, что нужно делать, чтобы дело делалось и стыковалось с другими.
- Чем больше у вас одновременно запущенных дел, тем больше управленческой суеты.
- Большинство людей живут в таком перегрузе, что управленческая суета занимает почти всю голову.
- Чтоб улучшить ситуацию, нужно резко снижать число параллельных задач и отвлечений. Прямо резко.
- Все говорят о фокусе и приоритетах, но все в страшном расфокусе и хаосе. Кто это переломит, тот будет всеми рулить.
Теперь подробнее.
Управленческая суета
Допустим, вам нужно собрать отчёт для клиента. Кажется, что это один пункт работы:
На самом деле вокруг этого пункта есть другие:
Но и вокруг этих пунктов есть другие. Вроде бы полезной работы не слишком много, но зато много маленьких задачек, каждая из которых съедает ресурс.
Все эти дела важны, потому что к работе нужно готовиться, организовывать её, синхронизироваться с командой и ходить к заказчику. Это значит, что нужно начать планировать свою работу с учётом этой суеты: она есть, её много, она никуда не денется.
А часто бывает так: человек наберёт много дел, думая, что будет заниматься именно самой работой. А потом выясняется, что вокруг этой работы много суеты, а он её не планировал. И нужно вместо полезной работы заниматься суетой, планы плывут, никто ничего не успевает.
Проблема одновременно запущенных дел
Теперь предположим, что у нас параллельно идёт несколько дел, у каждого из них своё облако из суеты. И нам может казаться, что это два параллельных облака, что-то вроде такого:
Но на самом деле никто ничего не делает параллельно: в каждый момент мы делаем что-то одно. И нам приходится не только выбирать, что из этого делать, — нам приходится дополнительно переключаться между проектами
Каждое переключение с задачи на задачу — это дополнительная суета. А теперь представьте, что таких дел параллельно запущено не два, а двадцать. И человек начинает тратить огромную часть дня на переключения и «вкатывание» в новую задачу.
Что происходит с человеком, который много переключается
Типичная работа в офисе выглядит так:
Ты делаешь какое-то дело.
Тебя отвлекают несколько раз в минуту. Половину времени ты тратишь на переключение.
За два часа такой работы у тебя ощущение, что ты устал как от целого рабочего дня.
Потом у тебя созвон, где нужно было бы сосредоточиться. Но у тебя несделанные дела, поэтому ты снова переключаешься по несколько раз в минуту.
После созвона ты как выжатый лимон, а в голове туман.
Наверняка у вас бывают дни, когда вы не сделали ничего полезного, но дьявольски устали. Вот это оно: вы убили день на переключение между задачами и параллельную суету по множеству подвешенных дел.
Почему вредно начинать и подвешивать дела
Есть категория дел — «Начнём сейчас, потом доделаем». Например: «Мы будем активно делать это в феврале, но давайте начнём обсуждать это сейчас, в ноябре». Это прямо вредно для головы.
Чтобы начать новое дело, нужно собраться, обсудить его, спланировать работу. Для этого нужно отвлечься от старых дел. Всё это — гарантированные расходы времени и внимания. Потом сколько-то работы будет сделано, после чего проект встанет на паузу. Пока он будет на паузе, ситуация в мире может поменяться, у компании сменятся приоритеты и команда. Проект утратит актуальность. А ресурсы на подготовку уже потрачены.
С точки зрения компании это, может быть, не страшно — ну, списали человеко-часы, бывает. А с точки зрения людей, чьи часы списали, — это невосполнимая потеря.
В жизни хватает задач, которые не будут завершены. Поэтому не стоит браться за то, что гарантированно встанет на паузу или будет делаться в фоновом режиме. Лучшая работа — та, которую начали незадолго дедлайна, вот там реально будет сосредоточенная бодрая работа. Ещё и можно отказывать всем фантазёрам с их новыми идеями: «у нас сроки горят, сейчас не до ваших глупостей».
Что делать
В большинстве случаев ничего с этим сделать нельзя, потому что это современный стиль работы: ты постоянно в чате и тебя отвлекают каждые 30 секунд. Но если бы решение было, оно бы выглядело как-то так:
Отдельный личный «Телеграм» только для семьи. Закончилась работа — переключились и не читаете рабочее.
Привычка выключать мессенджеры на периоды важной работы. Никто не должен иметь права дёргать вас, когда вы на чём-то сосредоточены. Это ваше ментальное здоровье, вы за него отвечаете. Просто закрыли все мессенджеры и не запускаете их, пока не доделаете кусок работы.
Умный определитель номера, а то и вообще не принимать звонки. Никто, кроме курьеров, не имеет права дёргать вас во время работы. Включаете в приложении «Яндекс» функцию «Умный определитель номера», и он начинает подсвечивать спамеров. Это самое полезное, что сейчас есть в смартфоне.
Не брать новые задачи, пока в них не будет всего, что нужно для завершения. Чтобы вы взяли какую-то штуку в работу, уже должны быть доступны все материалы, должны быть понятны все дедлайны, выделен бюджет и никто никого не должен ждать. Особенно важны дедлайны:
❌ У нас много времени, можно делать спокойно в фоновом режиме.
✅ У нас мало времени, нужно сосредоточиться и сделать это быстро, не отвлекаясь на второстепенное (и получить премию за скорость).
Отказывать прожектёрам и фантазёрам. Есть категория людей, которые любят помечтать за ваш счёт. Предлагайте им прийти с оформленным предложением в виде документа. И читайте его в удобное вам время, а не когда принесли.
Всё это крайне сложно, потому что у нас давно выработалась привычка работать с мессенджером на фоне. Но кто так долго работает, тот знает это ощущение постоянной усталости и тумана в голове. Хотите от него избавиться — уменьшайте многозадачность и не начинайте подвешенные задачи.
