Учтённый контекст
Есть ситуации, когда ваше письмо придёт не вовремя — например в выходной или во время отпуска, в последний день года или когда вы знаете, что получателю явно не до вас.
Если проигнорировать это обстоятельство, вы будете выглядеть как неадекватный человек. Мысли получателя такие: «Он же знает, что сегодня выходной. Почему он ведёт себя так, будто сегодня рабочий день?»
Если учесть это обстоятельство, то читатель понимает: «Да, письмо не вовремя, но хотя бы человек осознаёт это. Он адекватен».
То же самое, если вы долго не отвечали. Не нужно делать вид, что вы продолжаете общение как ни в чём не бывало. Прямо скажите: «Простите за поздний ответ» — это значит, что вы осознаёте задержку, а не делаете вид, что так и надо отвечать на работе.
Если задержка неприлично большая, можно это подчеркнуть и напомнить, о чём вы говорили.
Полное подтверждение
Когда вы договариваетесь о чём-то в переписке, у вас в процессе могут обсуждаться несколько вариантов: сначала вы думали встретиться в четверг, потом передвинули на пятницу; сначала хотели встречаться в 13:00, потом сдвинули на 11:00.
Чтобы читателю не копаться в истории переписки, в подтверждении нужно продублировать всё, желательно во всех подробностях:
В каком формате тебе удобно?
Одну и ту же информацию можно передать разными способами, в разных форматах, через облако и архив. Для вас не очевидно, как получателю будет удобнее получить ваши файлы и в каком формате он сможет их открыть.
Чтобы читателю было удобно, поинтересуйтесь заранее, какие форматы и способы передачи файлов ему удобны. Это касается и пересылки файлов, и ответов на файлы:
Краткое резюме документа
Если к документу приложен документ, который читатель должен открыть для ознакомления, не будет бредом дать резюме этому документу. В идеале — чтобы этот документ вообще можно было не открывать.
Повестка встречи
Приглашая коллег на встречу или созвон, начинайте с повестки и прилагайте все необходимые материалы. Подробнее об этом: как хорошо проводить встречи и созвоны.
Всё
Да, всё. Теперь вас хочется неистово обнять.
Перешлите коллегам 🗡️
