Это рубрика «Кинжал, помоги». Вы пишете письма на ask@kinzhal.media, и, если мы в состоянии сказать что-то дельное, — текст появляется на сайте и в соцсетях.
Письмо читателя:
Кинжал, думаю, для многих тут актуальная проблема: слишком много дел, ничего не успеваю. Дела накапливаются, как лавина. Писем приходит столько, что я не могу разгрести почту за день. Писем приходит больше, чем успеваю обработать. Отвечаю на них — мне отвечают обратно.
То же самое с делами: приходит больше, чем могу сделать. Делаю дела — они порождают новые дела, как гидра. Какие-то затягиваются на месяцы, забивают собой эфир. Вечно живу в каком-то ощущении гонки.
Просто постоянная запара. АААААА! Что делать? Как справляться с этой запарой?
Так, сейчас будем решать. Выдохните.
Первый и самый главный шаг. Надо осознать, что решение этой проблемы лежит не в том, чтобы делать что-то быстрее. Дело не в том, чтобы работать дольше. Дело не в том, чтобы запихнуть в свой день больше задач и поставить больше галочек. Задача вообще не в этом. Забудьте об этом. Вы не переделаете всю эту гору дел.
Задача в том, чтобы научиться отказываться от части дел.
Тут часто говорят: «Все мои дела важные, я не могу ни от чего отказаться». Это иллюзия. Не все. У них есть иерархия важности: что-то вы бросаетесь делать в первую очередь, что-то — во вторую. Если вы попадёте в больницу, какие-то из этих дел подождут. Какие-то из этих дел со временем в принципе рассосутся.
Не обманывайте себя: не всё, что у вас сейчас лежит во входящих, на самом деле вопрос жизни и смерти. Если вы хотите вылезти из запары, вам придется научиться говорить себе простые, но важные фразы:
- «Вот это может спокойно подождать».
- «Вот здесь я откажу».
- «А на это я даже не буду отвечать».
Это неприятная правда, но чтобы вылезти из запары и начать немножко жить, вам придётся научиться быть немного говнюком. Потому что чаще всего завалены делами самые безотказные, самые исполнительные, самые отзывчивые люди, которые не знают слова «нет». Учите это слово. Будьте неудобным для тех, кто хочет нагрузить вас лишним.
Второй шаг. Идите в почту и одним махом объявите дефолт по старым письмам. Как это сделать:
- Выделяете все неотвеченные письма старше двух или трёх недель.
- Делаете так, чтобы они больше не были вашей задачей (например, архивируете или снимаете метку «не прочитано»).
- Если какие-то из этих писем окажутся важными, с вами выйдут на связь. Извинитесь и ответите.
Если какое-то письмо лежит больше двух-трёх недель и по нему вас никто не дергает — оно не нужно. Если бы там было что-то действительно важное, вы бы это давно сделали. Скорее всего, там лежат несрочные и неважные дела, которые вы не можете с себя сбросить в силу своей безотказности.
Не глядя архивируйте этот мусор и двигайтесь дальше.
Третий шаг. Зуб даю, у вас есть дела, которые вы не делаете из-за лютой прокрастинации. Там какая-то сложная, неинтересная ерунда, от одной мысли о которой у вас болит голова. И вы постоянно напоминаете себе об этом, но никак не соберётесь, и эти дела копятся. Понятно, что это не все дела, а какая-то малая часть — но воспринимается как глыба.
Тут давно за нас придумали метод «Съешь лягушку». В двух словах: сделать это противное дело в реальности займёт у вас десять минут, полчаса, час. А если его не сделать, оно будет вам капать на мозги целый день, неделю или месяц. Надо набраться мужества и сделать это сейчас.
Четвёртый шаг. Есть кластер дел, которые у вас повторяются и которые вместо вас может делать кто-то другой за деньги — бухгалтерия, бронирования, какие-нибудь отчёты или шаблонные ответы.
Возьмите на эти задачи ассистента: бухгалтера, секретаря, просто помощника. Это будет стоить вам денег, это потребует какое-то время на адаптацию. Но если эти дела повторяются, передача их ассистенту сэкономит вам гораздо больше.
Все люди, которые успевают в десять раз больше вас, пользуются услугами ассистентов. Иногда там бывают перегибы, типа когда не слишком компетентный ассистент пишет от имени своего работодателя и хочет о чём-то договориться. Но вы это наладите в процессе. Но чтобы что-то наладить, нужно принять решение: «Вот это я отдаю».
Пятый шаг. Шаблоны. Если вам два раза пришлось написать похожий по сути текст, в третий раз вы должны его копипастить из шаблона. Во-первых, сам шаблон можно составить роскошно, подробно и круто. Во-вторых, когда вы копипастите текст из шаблона, вы позволяете себе в этот момент не думать. За вас уже подумали вы из прошлого.
То же самое про любые программы, в которых вы работаете. У вас наверняка там есть панель для записи каких-то шаблонов, вставки готовых кусков кода, пакетной обработки картинок, накатывания стандартных стилей и т. д.
Это нужно не для того, чтобы делать больше, а для того, чтобы вы меньше уставали и у вас было меньше ощущения запары. Каждый раз, применяя шаблон или скрипт, вы будете мысленно себя благодарить: «Классно я придумал, обманул систему». Это явно не мысли человека в запаре.
Главная мысль: вы сами создали себе ощущение запары. Это не случилось с вами. Это вы дали другим людям сесть вам на шею. Это вы берётесь за каждую возможность, лезете в каждую переписку и общаетесь с каждым, кто вам написал. За это вы получаете бонусы — например, вы сверхрезультативны или сказочно богаты. Но также за это вы платите цену — вы постоянно в запаре.
Если вы хотите перестать быть в запаре, вам нужно будет заплатить другую цену — отказывать людям, быть неудобным, делать меньше и в какой-то момент даже меньше зарабатывать. Но вы заметите, что люди, которые дают себе отдохнуть, успешнее по жизни, чем те, кто урабатывают себя до кровавых мозолей.
Короче: это вы себе такое выбрали,
и вы можете это изменить 🗡
Пишите письма на ask@kinzhal.media, и если мы в состоянии сказать что-то дельное — текст появится на сайте и в соцсетях. Постараемся коротко, по делу и по возможности авторитетно.
Эти ссылки отобраны для вас вручную:
«Делегировать или делать всё самой?»
