С сегодняшнего дня вы начинаете нормально проводить встречи очно и дистанционно. Сохраните, перешлите и добавьте в закреп. Можно распечатать.
Это встреча или письмо?
Сразу оцениваем, нужно ли проводить встречу или обойдёмся перепиской. Самые тупые встречи — это те, которые должны были быть одним общим письмом.
Вот критерии, когда встречи нужны:
✅ Нужно, чтобы несколько человек обсудили что-то между собой и договорились — то есть необходимо быстрое взаимодействие всех со всеми.
✅ Нужно принять много мелких решений, которые зависят от обстоятельств разных людей.
✅ Где-то в процессе поднимаются чувствительные или эмоциональные темы — например деньги, увольнения или разбор конфликта.
✅ Нужно презентовать работу, провести людей за ручку по какому-то продукту, сразу ответить на вопросы и помочь им разобраться.
✅ Нужно потренировать людей, заставить их вместе что-то делать и дать обратную связь.
А вот когда встречи не нужны:
❌ Кто-то один зачитывает доклад перед всеми остальными — пусть запишет доклад на видео или напишет текст.
❌ Нужно принять решение о второстепенной штуке, от которой ничего принципиально не зависит. Обсудили в чате и проехали.
❌ Каждый по очереди рассказывает свою часть — пусть напишут по слайду в общей презентации и соберут всё воедино.
❌ Кто-то один должен принять одно большое сложное решение. Тогда в него нужно вгрузить всю информацию письменно, и пусть принимает решение сам.
❌ Никто ничего не понимает, ситуация неопределённая. Тогда сначала собираем всю информацию и определяемся, а потом решаем, нужна ли встреча.
Планирование встречи
Прежде чем кого-то приглашать и бронировать время, организатор встречи задаёт себе вопросы:
- Какая у встречи цель? Какой результат мы хотим получить?
- Какой минимальный набор людей нужен на встрече, чтобы получить результат?
- Действительно ли нам нужно собирать этих людей в одном пространстве и времени? Можно ли решить этот вопрос без встречи?
Задача — критически оценить встречу и по возможности отказаться от неё. Самые тупые встречи — те, где люди не знают, зачем они собрались, и в итоге всем просто нужно было написать письмо.
| ❌ Как не надо | 🤔 О чём подумать | ✅ Как надо |
|---|---|---|
| Тема встречи: «Обсудить перезапуск „Полимеров“» | Обсуждение — это действие, а не цель. Что хотите получить от этой встречи? | Тема встречи: составляем план перезапуска «Полимеров» до конца 2022 г. |
| Встречаемся, чтобы предварительно накидать пожеланий и предложений по перезапуску | Можно ли накидать пожелания не на встрече, а в почте, на сайте, в форме или как-то ещё асинхронно? | Пожалуйста, заполните форму по ссылке: это ваши пожелания по «Полимерам». После опроса я поделюсь результатами и назначу встречу, если будет что обсудить |
| Позовите на встречу всех оунеров и их команды, чтобы все были в курсе запуска | Чтобы быть в курсе, достаточно прочитать результаты встречи. На самой встрече — только те, кто будет работать над проектом | На встрече — будущая команда проекта и главный по бюджету |
Манифест встречи и приглашение
Хороший тон — подготовить короткий текст, в котором будут отражены основные параметры встречи. Это показывает уважение к времени коллег и помогает провести саму встречу быстрее.
Что должно быть в документе:
- О чём встреча, зачем, какой нужен результат.
- При необходимости — контекст (что было раньше).
- Какие материалы нужны участникам, чтобы подготовиться к встрече заранее. Ссылки на эти материалы.
- Примерный план встречи с таймингом, чтобы было понятно, сколько времени мы уделим каждому вопросу.
- Место встречи; при необходимости — пароль от комнаты для созвона.
Этот текст можно отправить в общий чат, а также обязательно приложить к приглашению в календаре. Составление такого документа обычно занимает 5 минут, а экономит — 50 минут.
Встреча: перезапуск проекта «Полимеры» в новых условиях
Коллеги, приглашаю на встречу.
Контекст. С февраля проект «Полимеры» был на паузе, но планы на год никто не отменял. За оставшиеся три месяца мы должны хотя бы формально закрыть основные вехи проекта.
Задачи на встречу:
— составить программу-минимум;
— определить исполнителей;
— найти и зафиксировать ресурсы.
Материалы для изучения (пожалуйста, прочитайте всё):
— скорректированный бюджет на Q3-Q4;
Время и место: 5 сентября, понедельник, 11:00. Ссылка: telemost.yandex.ru
Расписание
11:00—11:10 Василий, текущая обстановка.
11:10—11:30 Все, составляем программу-минимум.
11:30—11:50 Все, декомпозиция до задач.
💡 Совет мастера. Если встреча на час, имейте план на 50 минут и закончите её в без пяти минут час, чтобы коллеги успели сбегать в туалет и выпить кофе перед следующей встречей.
Сама встреча
У встречи должен быть модератор, который следит за таймингом и ходом встречи. Если это не вы — назначьте его. И ещё:
- Обычно организатор пишет итоги встречи (meeting notes). Если это не он, то нужно кого-то назначить.
- Модератор держит всех в узде, чтобы никто не растекался мыслью по древу. Можно немного по-хамски, это бодрит.
- Если что-то не успели, либо кто-то уходит с домашкой, либо делается новая встреча. Лучше домашка.
- За 10 минут до конца встречи начинайте подводить итоги. За 5 минут — расходимся.
Итоги встречи, meeting notes
После встречи обязательно составляется какой-то документ. Если это была просто встреча, то составляется meeting notes — документ о договорённостях, принятых на встрече. Если на встрече обсуждали какой-то проект или сделку — составляется манифест этого проекта или сделки.
Обязательные части документа:
- К какой встрече это относится? Мало ли, у человека 20 встреч в день.
- Каков контекст?
- О чём договорились? Какие дальше действия? Когда?
- Дополнительные материалы со ссылками.
- С кем связаться в случае чего.
Золотое правило: если этого нет в документе после встречи, этого не было на встрече. Никакие договорённости не имеют силы, если они не были зафиксированы.
Документ высылается всем участникам встречи, плюс в копии все те, кто должен быть в курсе. Отвечать на это письмо не нужно.
Вот так делаются нормальные встречи. Всё остальное — ерунда.
Результаты встречи: перезапуск «Полимеров»
Коллеги, спасибо за встречу 5 сен 2022 по «Полимерам». Вот результаты.
Контекст. Перезапускаем «Полимеры» с учетом новой экономической ситуации.
Программа-минимум — запуск приемника 16 сентября. Декомпозируем:
— Одностраничный сайт. До 15 сентября рабочая страница на конструкторе. Ответственный Ибрагим.
— Оферта. До 10 сентября первый драфт, 15 сентября финал. Ответственный Игорь К.
— Бэкенд. До 10 сентября запуск тестовой среды, до 15 сентября тест. Ответственный Петр.
Бюджет 190 000 руб. на производство, согласовано Петровым М. Всем сопричастным забирать бюджеты через лидов направлений в конце сентября.
Следующая встреча 15 сентября, 11:30. Принимаем решение о запуске/переносе.
Необходимые материалы:
— Смета (доработана, согласована)
— Концепция (старая)
— Примерный Гант по всему проекту
Лид проекта — Ольга Семенова, @olgasemenova
Но так никто не делает!
Чем больше из этих пунктов вы делаете, тем лучше вы как менеджер, тем приятнее людям с вами работать, тем вы результативнее.
А кто так не делает — сам себе создаёт проблемы. Не путайте деловые традиции с некомпетентностью.
Что делать, если вас позвали на непонятную встречу?
Если вас пригласили и вам непонятна цель встречи или зачем именно вы там — спросите об этом прямо. Если во время встречи вы поняли, что не нужны на ней, — сообщите об этом и уйдите.
Коллеги, какова повестка этой встречи и какую помощь от меня вы ожидаете?
Коллеги, я не нужен в этом обсуждении. Если будут вопросы, пишите в Телеграм, я на связи. Мне нужно идти, всего доброго 🗡
Эти ссылки отобраны для вас вручную:
«Не могу бросить проекты, боюсь упустить возможности»
