Что делать, чтобы не горело. Часть 3: судите сами

Это завершающая статья цикла о горящих и в итоге ненужных задачах. Ранее мы дали теорию и метафоры, а сейчас будет упражнение. Вот два главных тезиса:

• Проект — это что-то вроде похода, где чем лучше ты подготовишься, тем меньше у тебя авралов. 
• Есть две главные причины авралов: мы плохо запланировали работу или мир дал нам новую информацию. В первом случае нужно перепланировать. Во втором случае — крепко подумать и, возможно, взяться за авральное дело.

Теперь завершающая фаза: три истории из жизни Ибрагима, в которых не всегда очевидно, как нужно было поступить во избежание аврала. Вы голосуете в «Телеграме», а мы высказываем своё мнение в статье. Все истории основаны на реальных событиях. 

Ситуация 1: новые вводные

В универе Ибрагим работал сеошником: клепал сайты-прокладки для продвижения других сайтов. Ему давали ТЗ: сайт с такими-то страницами и такими-то ключевыми словами. Работы была гора, Ибрагим был молод и вкалывал по 12 часов в день. Получались сотни страниц в месяц. Он сдавал их менеджеру. 

На восьмом месяце работы прибегает менеджер: «Нам нужно срочно добавить ВО ВСЕ СТРАНИЦЫ дополнительную строку в блок метаданных. Это очень важно и срочно». 

Вводные: 

• Этой строки не было в изначальном ТЗ.
• Правка важная: без неё поисковики могут не проиндексировать сайты и вся работа может оказаться ненужной. 
• Добавление этой строки во все страницы займёт у Ибрагима около двух дней. Автоматизировать нельзя. 
• Ибрагиму ещё не заплатили за предыдущий месяц работы. Он работает без договора, на честном слове. 
• Ибрагим думает, что, если он откажется от этой задачи, ему не заплатят и не будут заказывать новое. Вдруг он испортит репутацию? 

Как бы вы поступили на месте Ибрагима? 

Мнение «Кинжала»: разобраться, быть в команде, но не предавать себя

Следует сразу настроиться на такую мысль: «Да, я вам помогу, но, возможно, не так, как вы меня просите». Потому что есть задача — «чтобы поисковики индексировали сайт». А есть способ решения — «я сижу в ночи и вставляю нужные строки». Возможно, есть другой способ. 

Теперь полезно выяснить, с чем связано новое требование. Откуда оно появилось? Почему мы уверены, что оно необходимо? Почему в прошлые месяцы этого требования не было? Не для того, чтобы оспорить это требование, а чтобы более широко посмотреть на ситуацию. 

Дальше нужно понять, действительно ли все страницы должны быть переделаны именно за два дня. Может быть, есть какой-то набор страниц, которые нужно обработать в первую очередь, а остальные — потом? То есть подвергнуть сомнению необходимость аврала в таком масштабе.

Если ничего не получилось, и действительно нужно осилить полный объём за короткое время, то стоит подойти к вопросу с таким отношением: 

«Я хочу вам помочь, но не хочу умирать на этой задаче. Мне потребуется помощь, как минимум три человека, чтобы мы сделали это толпой. Я готов этих людей найти и научить, но мне нужен бюджет: на этих людей и на оплату моего дополнительного времени. Примерно будет стоить столько-то, результат будет таким-то. Дайте отмашку, и я пойду набирать команду». 

То есть деловой подход: «Я хочу решить вашу задачу, вот мои предложения, вот цена». 

Это то, как нужно было бы поступить. В реальности Ибрагим молча повставлял нужные строки во все документы, но не за два дня, а за пять. И никто не умер. Оказалось, что ещё в запасе было две недели. 

Ситуация 2: авралы — свойство системы

После универа Ибрагим работал программистом в агентстве. Процесс работы с клиентом выглядел так: 

1. Менеджер по продажам со всей дури продавал клиенту сайт. Он мог наобещать там гору вещей за короткий срок, главное — продать, подписать договор и получить предоплату. 
2. Как только рамочный договор был подписан, вместо продажника в проект приходил проджект. Его задачей было согласовать такое расплывчатое ТЗ, которое было бы реалистичным в заданный срок, но при этом чтобы клиент не заметил подвоха. 
3. Команда делала свою работу по расплывчатому ТЗ, понимая на словах, что от них нужно. 

В 9 случаях из 10 у команды всё получалось. Но иногда клиент хорошо запоминал, чего ему наобещал продажник. Он подписывал какое-то одно ТЗ, а потом начинал спрашивать с агентства исполнения всех его хотелок.

И вот в четверг вечером проджект объявлял, что все должны прийти на работу в выходные. Это случалось редко, но регулярно — примерно раз в два месяца. По завершении команда получала премию. 

Как бы вы поступили на месте Ибрагима, если бы менеджер снова вызвал вас в выходной?

Мнение «Кинжала»: если это запланировано, это не аврал

В первый раз ещё можно было почесать репу и сказать «Это что-то странное». Но на второй-третий раз нужно уже понять, что это такая работа: раз в месяц-два работать по выходным. И дальше решить — устраивает это тебя или нет. 

Ответ на вопрос «Устраивает или нет» не очевидный. На каком-то этапе жизни Ибрагим жил один, по выходным ходил в ТЦ, а с деньгами была напряжёнка. И в этой ситуации ему было комфортно выходить работать по выходным. 

Если ты заранее понимаешь, что тебя ждут переработки, — не надо закрывать глаза, прятать голову в песок и делать вид, что их не будет. Если знаешь, что будут, — приготовься к ним или уходи. 

Ситуация 3: скала среди бушующего океана

Ибрагим заматерел и уже работает руководителем отдела разработки. Параллельно отделу разработки есть проектный отдел. И там периодически случается такая ситуация. 

Прибегает менеджер со срочной просьбой сделать что-то по проекту. Задача довольно размытая, типа «Подключить интеграцию того с этим» или «Добавить баннер с таким-то текстом». Обычно это пересланные сообщения от каких-то людей на стороне клиента. 

Аргументация такая: 

• Клиент очень просит.
• Нужно срочно.
• Это ключевой клиент.
• Большой бюджет.
• Нужно для хороших отношений.
• Мы уже пообещали.

Ибрагим говорит: «Так, падажжи», — и задаёт такие вопросы:

• Где у тебя понимание задачи? Нужно подробно описать, что и зачем мы будем делать. Да, даже для мелких задач.
• Где чёткое задание для разработки? Как нам угадать, чего хочет клиент? Ты сам понимаешь, что ему нужно, или только пересылаешь сообщения? 
• Где план реализации этого задания? Когда нужен этот результат? Почему именно в этот день? Что будет, если это будет сделано на неделю позднее? 
• Почему вы пообещали на эту неделю? Какие ресурсы вы заложили в исполнение этой задачи? Откуда вы их взяли? 

Фактически Ибрагим работает волнорезом: менеджер гонит волну в виде авральной работы, а Ибрагим его останавливает и заставляет делать нормальную проектную документацию.

Понятно, что менеджеров это страшно злит, потому что все их срочные задачи ломаются об Ибрагима, а некоторые реально критичные вещи исполняются долго. 

Кто тут прав? Решайте: 

Мнение «Кинжала»: уважение и порядок

Ибрагим работает как конченый душнила, и это очень хорошо. Он заставляет менеджеров нормально исполнять свои обязанности. Сравните: 

Плохое управление	Хорошее управление проектом
Чтобы поставить задачу, перешлю сообщение от заказчика исполнителю	Разобраться в задаче, поговорить с заказчиком, сформулировать задание для команды, описать его и согласовать
Лучше ошибиться и переделать, чем по десять раз дёргать клиента	Лучше внимательно поговорить с клиентом, чем по десять раз переделывать
Планировать по ситуации, на ходу, импровизировать	Планировать заранее, готовить команду, выделять ресурсы
Проблемы решаются за счёт переработок команды	Проблемы решаются за счёт общения с клиентом
Моя задача — передать информацию	Моя задача — организовать работу, чтобы ничего не горело, но результат был огонь

Есть правда в том, что эта его требовательность иногда бывает излишней, и многое можно было бы сделать быстрее. Иногда можно срезать углы, но ключевое слово — иногда. 

А когда вся компания строит работу на пересылке сообщений от клиента, эту привычку нужно ломать. Сначала больно, потом круто. 

Управление — это дисциплина

Этот цикл лекций начался с вопроса читателя: «Как мне меньше работать в авральном режиме? Как избежать ситуации, что работа сделана срочно, а потом она не нужна?»

Короткий ответ — работайте с компетентными менеджерами. Заставляйте менеджеров работать компетентно. 

Управление — это не прислать всем ссылку на «Зум» и не добавить тридцать человек в копию. Управление — это не пересылать сообщения от клиента. Управление — это разбираться в задаче, наводить порядок, общаться с клиентом и командой, планировать и делать запасы по времени. 

Аврал — это не стихийное бедствие. Аврал — это признак плохого менеджмента. Ты не можешь исключить все авралы на свете, но чем лучше твой менеджмент, тем меньше у тебя авралов, тем здоровее команда, тем вы богаче и востребованнее.