Иногда по работе нужно нежно пнуть коллегу, чтобы напомнить о своей задаче. Вот почему так происходит и как это сделать максимально деликатно, чтобы не обидеть коллегу и получить результат.
Почему приходится пинать: пример с дурной задачей
Менеджер приходит, например, к дизайнеру. Говорит: «Вера, нужно нарисовать такой-то баннер». Вера всё бросает и рисует баннер. Присылает. Менеджер говорит: «Спасибо!».
Проходит неделя. Менеджер пишет Вере: «А что ты за файл мне прислала? Как его открыть?» Оказывается, баннер не нужен был срочно, и менеджер его всё это время даже не открывал.
Вера запоминает, что не все задачи от менеджера обязательны к исполнению, поэтому берёт за правило «Не напомнил — значит, не нужно». Можно осуждать её за такое правило, но хотя бы у неё есть причина.
Приключения Веры и других дизайнеров у нас описаны в статье про тяжёлую дизайнерскую долю.
Почему приходится пинать: пример с обстоятельствами
Вы прекрасный умный менеджер. Сегодня понедельник. Вам прилетела задача от клиента произвести десять баннеров к следующему понедельнику. Вы выделили ресурсы и поставили задачи команде.
Проходит два дня. В среду клиент пишет: «Всё сворачиваем, рекламные бюджеты порезали, ужас-кошмар, простите за неудобства». И вы как менеджер теперь должны пройтись по всем, кому ставили задачи в понедельник, и всё отменить.
Все участники процесса запоминают, что обстоятельства меняются и некоторые задачи отпадают сами собой.
Да мало ли причин
- Человек мог банально запамятовать.
- Чат уплыл глубоко вниз, в чате началось обсуждение чего-то другого.
- Навалилась куча работы.
- Или у тебя менеджер — чайка, который планирует слишком хаотично.
- Человек не добавил задачу в свой список дел, потому что задача прилетела в нерабочее время.
- Человек думал, что задача нужна к пятнице, 15:00, а она нужна была к среде, 17:00.
Короче, если вы сами забываете о задачах или кто-то забывает о ваших — это естественный жизненный процесс. Обычно там нет злого умысла и халатности. Просто мир несколько сложнее, чем таск-трекер.
Что сделать заранее
Хороший способ напомнить — ещё на этапе постановки задачи договориться, когда вы придёте к человеку напомнить:
Окей, сделаю к пятнице
Прийти напомнить в среду?
Лучше в четверг утром, я раньше не возьмусь
Хорошо, напомню утром в четверг
Можно сразу же поставить отложенное сообщение на нужный момент, чтобы не держать это в голове.
Как напомнить
Представьте, что вы напоминаете человеку, который ещё не брался за задачу. Тогда ваше напоминание должно содержать всю информацию о задаче, чтобы взять и сразу сделать. Например:
Полный вариант
Олег, как договаривались, напоминаю о задаче по баннерам.
Задача — нарисовать три баннера для продукта «…».
Текст для баннеров тут: https://docs.google.com/…
Библиотека графических объектов тут: https://figma.com/…
Срок: картинки должны быть готовы до пятницы, 21 июля, чтобы мы могли их передать в вёрстку на выходных. Запуск кампаний в понедельник.
Задача актуальна. Напиши, всё ли у тебя по плану.
Что тут главное: вся информация по задаче на месте, есть подтверждение актуальности, есть объяснение сроков — почему это нужно сделать именно к вечеру пятницы, а не к утру понедельника, например.
Если не хотите копипастить информацию, достаточно напомнить об актуальности и сроках. А на остальное можно сослаться:
Краткий вариант
Олег, напоминаю о задаче по баннерам. Задача актуальна. Напиши, всё ли у тебя по плану: верстальщик ждёт картинки вечером в пятницу.
Все вводные и материалы тут: https://t.me/…
Как не надо
❌ Не нужно просто писать «Напоминаю». О чём напоминаешь? Мне весь километр сообщений перечитывать в поисках напоминания?
❌ Не стоит заходить с фразы «Как дела?». Исходим из того, что человек ещё ничего не делал, но ему бы не хотелось нам об этом говорить. Не надо спрашивать, занимался человек нашей задачей или нет. Сразу напоминаем.
❌ «Пинг»
Это обязательно?
Следовать этим правилам не обязательно. Как бы все на работе, все получают зарплату, и если вы будете напоминать как-то неприятно, люди всё равно будут делать то, о чём вы напоминаете. Но отношение к вам будет не самым лучшим.
Это не значит, что ваши задачи будут «сливать». Фактически все задачи будут выполнены. Но сравните:
Когда вас недолюбливают, ваши задачи делают, но без особого рвения. Если задачу можно отложить на попозже, её отложат. Если есть формальный повод вам не помогать, его найдут. Вы будете слышать фразы вроде «На это нет ресурсов».
Когда с вами приятно иметь дело, люди вам активно помогают. Ваши задачи делают в первую очередь, а если случаются проблемы, люди ищут способ вам помочь. Вы часто слышите фразу «Сейчас придумаю, как это сделать».
Вот правильные напоминания — это один из инструментов, чтобы с вами было приятно иметь дело. Есть и другие:
- Правильные встречи
- Zoom-этикет
- Мелочи в деловой переписке
- Эмоциональный интеллект
- Контекст общения
- Этикет перед Новым годом (сейчас не актуально, но скоро будет)
Это не обязательно,
но это делает вас крутым.
Или крутой 🗡️
