Письмо Евгении:
Как быть, если от заказчика бесконечно прилетают всё новые и новые правки, из-за этого работа стопорится?
Пыталась привести аргументы, что проект вышел за бюджет и что мы рискуем не успеть к дедлайну, но заказчик говорит, что всё должно быть сделано идеально и нужно просто больше работать. Но это полный бред, потому что продукт не выпускается, мы просто тратим ресурсы и время.
Ещё бесит, что все эти правки приходят то в личку, то в почту, в разные мессенджеры, в разное время, что-то теряется, потом клиент бесится, что мы что-то забыли. А как это упомнить всё, если у тебя тысяча правок в час в разных каналах?
Причём правки — вкусовщина. Тут красный краснее, там жирность жирнее, тут фон другой, нет, давайте как было, — и т. д. Как положить этому конец?
Так бывает, когда у вас плохой проектный менеджмент. Что это значит:
❌ План проекта и порядок работы не разработаны, не согласованы или не соблюдаются. Клиент приходит с правками когда хочет, проект бесконтрольно затягивается, никто ничего не понимает.
❌ Никто не управляет отношениями с заказчиком: нет контроля замечаний, процедуры согласования, каких-либо регламентов взаимодействия. Заказчик вмешивается как ему удобно и куда захочет, а вам разгребать.
❌ В проекте не распределены роли: заказчик ходит напрямую к исполнителям, отвлекает их от работы, все на нервах.
Так происходит всегда, когда проектом никто целенаправленно не управляет — то есть нет человека, который говорит: «Я буду наводить тут порядок, расступись». За короткое время всё превращается в балаган, потом кто-то один наконец-то решает взять проект в свои руки и наконец наводит какой-то порядок.
Представьте, что вы идёте в поход с заказчиком. У вас есть какая-то цель — например дойти до какой-то части леса, там разбить лагерь, заночевать, утром выйти к реке, там поплавать и вернуться. Но по дороге ваш заказчик решает, что нужно сделать крюк и посмотреть на овраг, потом решает заночевать в другом месте и съедает всю вашу тушёнку. Когда ты в лесу с рюкзаком, очевидно, что это плохое управление походом и что заказчику нужно дать по рукам. А когда это письма, макеты и созвоны, уже менее очевидно.
Как надо в теории
Сейчас будет верхнеуровневый взгляд на нормальный проектный менеджмент, когда есть заказчик.
- Руководитель. Есть человек, который отвечает за порядок в проекте. Это необязательно отдельный проджект-менеджер — его функции может совмещать арт-директор, ведущий дизайнер, главред, аналитик или кто-то ещё. Но кто-то один считается «руководителем экспедиции».
- План. Руководитель составляет и согласовывает со всеми план. Это значит, что все участники согласились со сроками проекта, датами запуска, этапами работы. Согласились — то есть почти буквально он взял всех за шкирку, крепко потряс, привёл в чувство и сказал: СМОТРИ СМОТРИ ВОТ КАЛЕНДАРЬ ДАВАЙ ОТКРОЕМ ТВОЙ КАЛЕНДАРЬ ДАВАЙ ПАЛЬЧИКОМ СЮДА ТЫК ЧТО ТУТ У НАС ЗАПУСК ПРОЕКТА АГА АГА ТЫ ПОНИМАЕШЬ ЧТО ВОТ ТУТ ОТ ТЕБЯ НУЖНЫ БУДУТ ЗАМЕЧАНИЯ А ПРОСНИСЬ МУЖЧИНА ПРОСНИСЬ КАЛЕНДАРЬ ФОКУС ВНИМАНИЕ ВНИМАНИЕ — не буквально, но в таком духе.
- Регламент. Руководитель установил порядок работы: вот так мы показываем работу, вот так даём замечания. Вот официальный канал связи. Вот что мы делаем, когда приходят замечания. Вот так мы их сортируем и превращаем в тудушки. Вот так мы отчитываемся об их исполнении. Никаких личных мессенджеров.
- Согласования. Все телодвижения, связанные с заказчиком, проходят через процедуру согласования. Пришли новые комментарии? Общаемся с заказчиком, выясняем их смысл, принимаем по ним решения, потом презентуем результаты. Всё проходит через строгую процедуру, ничего не происходит само собой.
- Порядок внутри и снаружи. Если мы внутри начинаем срывать сроки, руководитель начинает нас напрягать. Если всё равно не получается — передоговаривается с заказчиком, делает новый план. А если заказчик нарушает договорённости, его тоже напрягают. Например, если он обещал дать комментарии в понедельник, но не сделал этого, — руководитель приходит это разруливать. Или если заказчик приходит с замечаниями в неоговорённое время, с ним проводятся переговоры.
В процессе этой работы заказчик может много раз услышать «нет», но руководитель скажет это так, что заказчик это примет. Например:
«Иван Иванович! Мы сейчас закопались в деталях, которые не влияют на результат. Если мы возьмём ваши комментарии в работу, дата запуска проекта сдвинется на…, потому что… Общая стоимость проекта вырастет на…
Я рекомендую не брать это в работу, выпустить проект в таком-то виде и получить обратную связь от рынка.
Если для вас принципиальны эти доработки, я подготовлю дополнительное соглашение, и после подписания мы приступим».
Звучит страшно, но именно так должен себя вести настоящий руководитель проекта: создавать всем напряг, чтобы работа была сделана вовремя и в бюджете. И это — большая работа, а не фоновые делишки.
Что делать сейчас
Кто-то должен осмелиться взять на себя роль руководителя проекта прямо сейчас. Сказать «Стоп машина, мы наводим порядок». И начать шатко-валко это делать. Не идеально, со скрипом, не всегда правильно — но хоть как-то. Потому что альтернатива — полный хаос, переработки, отсутствие дедлайнов и в итоге — перерасход всех возможных бюджетов.
Ну и сам бог велел тут дать ссылку на курс про проектный менеджмент:
Пишите письма на ask@kinzhal.media, и если мы в состоянии сказать что-то дельное — текст появится на сайте и в соцсетях. Постараемся коротко, по делу и по возможности авторитетно.
Эти ссылки отобраны для вас вручную:
