Это завершающая статья цикла о горящих и в итоге ненужных задачах. Ранее мы дали теорию и метафоры, а сейчас будет упражнение. Вот два главных тезиса:
- Проект — это что-то вроде похода, где чем лучше ты подготовишься, тем меньше у тебя авралов.
- Есть две главные причины авралов: мы плохо запланировали работу или мир дал нам новую информацию. В первом случае нужно перепланировать. Во втором случае — крепко подумать и, возможно, взяться за авральное дело.
Теперь завершающая фаза: три истории из жизни Ибрагима, в которых не всегда очевидно, как нужно было поступить во избежание аврала. Вы голосуете в «Телеграме», а мы высказываем своё мнение в статье. Все истории основаны на реальных событиях.
Ситуация 1: новые вводные
В универе Ибрагим работал сеошником: клепал сайты-прокладки для продвижения других сайтов. Ему давали ТЗ: сайт с такими-то страницами и такими-то ключевыми словами. Работы была гора, Ибрагим был молод и вкалывал по 12 часов в день. Получались сотни страниц в месяц. Он сдавал их менеджеру.
На восьмом месяце работы прибегает менеджер: «Нам нужно срочно добавить ВО ВСЕ СТРАНИЦЫ дополнительную строку в блок метаданных. Это очень важно и срочно».
Вводные:
- Этой строки не было в изначальном ТЗ.
- Правка важная: без неё поисковики могут не проиндексировать сайты и вся работа может оказаться ненужной.
- Добавление этой строки во все страницы займёт у Ибрагима около двух дней. Автоматизировать нельзя.
- Ибрагиму ещё не заплатили за предыдущий месяц работы. Он работает без договора, на честном слове.
- Ибрагим думает, что, если он откажется от этой задачи, ему не заплатят и не будут заказывать новое. Вдруг он испортит репутацию?
Как бы вы поступили на месте Ибрагима?
Мнение «Кинжала»: разобраться, быть в команде, но не предавать себя
Следует сразу настроиться на такую мысль: «Да, я вам помогу, но, возможно, не так, как вы меня просите». Потому что есть задача — «чтобы поисковики индексировали сайт». А есть способ решения — «я сижу в ночи и вставляю нужные строки». Возможно, есть другой способ.
Теперь полезно выяснить, с чем связано новое требование. Откуда оно появилось? Почему мы уверены, что оно необходимо? Почему в прошлые месяцы этого требования не было? Не для того, чтобы оспорить это требование, а чтобы более широко посмотреть на ситуацию.
Дальше нужно понять, действительно ли все страницы должны быть переделаны именно за два дня. Может быть, есть какой-то набор страниц, которые нужно обработать в первую очередь, а остальные — потом? То есть подвергнуть сомнению необходимость аврала в таком масштабе.
Если ничего не получилось, и действительно нужно осилить полный объём за короткое время, то стоит подойти к вопросу с таким отношением:
«Я хочу вам помочь, но не хочу умирать на этой задаче. Мне потребуется помощь, как минимум три человека, чтобы мы сделали это толпой. Я готов этих людей найти и научить, но мне нужен бюджет: на этих людей и на оплату моего дополнительного времени. Примерно будет стоить столько-то, результат будет таким-то. Дайте отмашку, и я пойду набирать команду».
То есть деловой подход: «Я хочу решить вашу задачу, вот мои предложения, вот цена».
Это то, как нужно было бы поступить. В реальности Ибрагим молча повставлял нужные строки во все документы, но не за два дня, а за пять. И никто не умер. Оказалось, что ещё в запасе было две недели.
Ситуация 2: авралы — свойство системы
После универа Ибрагим работал программистом в агентстве. Процесс работы с клиентом выглядел так:
- Менеджер по продажам со всей дури продавал клиенту сайт. Он мог наобещать там гору вещей за короткий срок, главное — продать, подписать договор и получить предоплату.
- Как только рамочный договор был подписан, вместо продажника в проект приходил проджект. Его задачей было согласовать такое расплывчатое ТЗ, которое было бы реалистичным в заданный срок, но при этом чтобы клиент не заметил подвоха.
- Команда делала свою работу по расплывчатому ТЗ, понимая на словах, что от них нужно.
В 9 случаях из 10 у команды всё получалось. Но иногда клиент хорошо запоминал, чего ему наобещал продажник. Он подписывал какое-то одно ТЗ, а потом начинал спрашивать с агентства исполнения всех его хотелок.
И вот в четверг вечером проджект объявлял, что все должны прийти на работу в выходные. Это случалось редко, но регулярно — примерно раз в два месяца. По завершении команда получала премию.
Как бы вы поступили на месте Ибрагима, если бы менеджер снова вызвал вас в выходной?
Мнение «Кинжала»: если это запланировано, это не аврал
В первый раз ещё можно было почесать репу и сказать «Это что-то странное». Но на второй-третий раз нужно уже понять, что это такая работа: раз в месяц-два работать по выходным. И дальше решить — устраивает это тебя или нет.
Ответ на вопрос «Устраивает или нет» не очевидный. На каком-то этапе жизни Ибрагим жил один, по выходным ходил в ТЦ, а с деньгами была напряжёнка. И в этой ситуации ему было комфортно выходить работать по выходным.
Если ты заранее понимаешь, что тебя ждут переработки, — не надо закрывать глаза, прятать голову в песок и делать вид, что их не будет. Если знаешь, что будут, — приготовься к ним или уходи.
Ситуация 3: скала среди бушующего океана
Ибрагим заматерел и уже работает руководителем отдела разработки. Параллельно отделу разработки есть проектный отдел. И там периодически случается такая ситуация.
Прибегает менеджер со срочной просьбой сделать что-то по проекту. Задача довольно размытая, типа «Подключить интеграцию того с этим» или «Добавить баннер с таким-то текстом». Обычно это пересланные сообщения от каких-то людей на стороне клиента.
Аргументация такая:
- Клиент очень просит.
- Нужно срочно.
- Это ключевой клиент.
- Большой бюджет.
- Нужно для хороших отношений.
- Мы уже пообещали.
Ибрагим говорит: «Так, падажжи», — и задаёт такие вопросы:
- Где у тебя понимание задачи? Нужно подробно описать, что и зачем мы будем делать. Да, даже для мелких задач.
- Где чёткое задание для разработки? Как нам угадать, чего хочет клиент? Ты сам понимаешь, что ему нужно, или только пересылаешь сообщения?
- Где план реализации этого задания? Когда нужен этот результат? Почему именно в этот день? Что будет, если это будет сделано на неделю позднее?
- Почему вы пообещали на эту неделю? Какие ресурсы вы заложили в исполнение этой задачи? Откуда вы их взяли?
Фактически Ибрагим работает волнорезом: менеджер гонит волну в виде авральной работы, а Ибрагим его останавливает и заставляет делать нормальную проектную документацию.
Понятно, что менеджеров это страшно злит, потому что все их срочные задачи ломаются об Ибрагима, а некоторые реально критичные вещи исполняются долго.
Кто тут прав? Решайте:
Мнение «Кинжала»: уважение и порядок
Ибрагим работает как конченый душнила, и это очень хорошо. Он заставляет менеджеров нормально исполнять свои обязанности. Сравните:
| Плохое управление | Хорошее управление проектом |
| Чтобы поставить задачу, перешлю сообщение от заказчика исполнителю | Разобраться в задаче, поговорить с заказчиком, сформулировать задание для команды, описать его и согласовать |
| Лучше ошибиться и переделать, чем по десять раз дёргать клиента | Лучше внимательно поговорить с клиентом, чем по десять раз переделывать |
| Планировать по ситуации, на ходу, импровизировать | Планировать заранее, готовить команду, выделять ресурсы |
| Проблемы решаются за счёт переработок команды | Проблемы решаются за счёт общения с клиентом |
| Моя задача — передать информацию | Моя задача — организовать работу, чтобы ничего не горело, но результат был огонь |
Есть правда в том, что эта его требовательность иногда бывает излишней, и многое можно было бы сделать быстрее. Иногда можно срезать углы, но ключевое слово — иногда.
А когда вся компания строит работу на пересылке сообщений от клиента, эту привычку нужно ломать. Сначала больно, потом круто.
Управление — это дисциплина
Этот цикл лекций начался с вопроса читателя: «Как мне меньше работать в авральном режиме? Как избежать ситуации, что работа сделана срочно, а потом она не нужна?»
Короткий ответ — работайте с компетентными менеджерами. Заставляйте менеджеров работать компетентно.
Управление — это не прислать всем ссылку на «Зум» и не добавить тридцать человек в копию. Управление — это не пересылать сообщения от клиента. Управление — это разбираться в задаче, наводить порядок, общаться с клиентом и командой, планировать и делать запасы по времени.
Аврал — это не стихийное бедствие. Аврал — это признак плохого менеджмента. Ты не можешь исключить все авралы на свете, но чем лучше твой менеджмент, тем меньше у тебя авралов, тем здоровее команда, тем вы богаче и востребованнее.
Если интересно развиваться в этой дисциплине, вот ссылки на курсы «Практикума»:
