В этом тексте собраны правила, выстраданные годами мессенджерной работы. Можно закрепить эту ссылку в шапках всех ваших рабочих чатов, добавить её в ваш корпоративный онбординг или просто разослать коллегам, чтобы им всегда было на что опереться при обучении новичков.
Здесь мы расскажем вам о том, что у нас есть промокод со скидкой на любую профессию в Яндекс Практикуме — забирайте.
Представиться при первом контакте
Если это ваш первый контакт, нужно представиться и написать, по какому вы вопросу. По вашему имени в мессенджере может быть неочевидно, как вас зовут, а переспросить собеседнику неловко.
Если вы начали общение с человеком в одном канале (например, по телефону), а продолжаете в другом (например, в мессенджере), в начале общения нужно напомнить, кто вы и по какому вопросу.
В идеале в рабочем мессенджере нужно выставить такое имя, чтобы по нему сразу было понятно, кто вы — Ольга, Иван или Мария, а не Hölga, iOne или Mary Løve.
Не ждать ответа
Если у вас к человеку вопрос, поприветствуйте его и сразу задавайте. Нельзя писать «Привет» и ждать ответа.
Дайте человеку возможность ответить, когда он сможет. Если вопрос срочный, сразу напишите срок и причину. Дайте ему возможность ответить вам во всей полноте, когда ему будет удобно.
Делить сообщение на смысловые части
Есть две крайности в делении сообщений на части: по одному слову в сообщении или «полотно» текста.
Делайте посередине: в одном сообщении должна быть одна мысль, один вопрос или одно предложение. Представьте, что человек должен свайпнуть сообщение и ответить конкретно на него.
Придерживаться темы
В групповых чатах пишите на ту тему, которая зафиксирована в названии чата. Если тема другая, заведите отдельную ветку или чат — в зависимости от того, как устроена ваша команда. Не обсуждайте новую тему в старом чате.
Это нужно, чтобы потом среди чатов можно было найти вашу беседу. Когда в одном чате параллельно обсуждают много тем — это ад.
Обсудили — зафиксировать
Если вы обсуждаете в чате проект со множеством вариантов, в конце обсуждения напишите сообщение-резюме, о чём вы договорились. По возможности закрепите его или отметьте визуально.
Представьте, что человеку, который не участвовал в вашей дискуссии, нужно будет делать работу по результатам ваших договорённостей. Как ему понять, о чём именно вы договорились? Представьте, как тяжело ему будет читать километр вашей болтовни, чтобы понять, что ему теперь делать.
Нужен ответ — обратиться
В групповом чате исходите из того, что его никто не читает. Если вам нужна реакция конкретного человека, обратитесь к нему по никнейму, чтобы появилось уведомление.
Отвечать на сообщения лучше через функцию «Ответ», а не просто пуляя следом своё сообщение. Представьте, что человек, которому вы отвечаете, переключился на другой чат и, когда он вернётся, ваш ответ уже потеряется.
Голосовые — с разрешения и порциями
Голосовухи слать можно, если у вас есть об этом договорённость с получателем. Если её ещё нет, нужно получить. Спросите, будет ли человеку удобно послушать голосовое. Обычно люди скажут «Да, без проблем».
Голосовухи бесят тогда, когда их отправляют без спроса. И вдвойне — когда их отправляют без спроса незнакомым людям.
Вместо одной длинной голосовухи наговорите несколько коротких, разделив их по темам.
Ничего хорошего не пишется после 9 вечера
Если вы попали в рабочий чат после того, как закончились «Спокойной ночи, малыши», вероятно, вы не в лучшей ментальной форме. А ваши коллеги — тем более.
По возможности не ведите рабочие дискуссии в чатах по ночам, на выходных, в праздники. Ночь — для сна. Праздники — для отдыха. Ночные сообщения могут выдернуть человека из отдыха. На выходных люди хотят отдохнуть, а не вот это вот всё. Когда один живчик начинает со всеми болтать в нерабочее время, он всех раздражает, но, если не включиться в разговор, как будто упустишь что-то важное. Не будьте таким человеком.
Если очень хочется отправить сообщения ночью или в выходной, установите отложенную отправку.
Что с этим делать, «Кинжал»?
- Отправьте ссылку на эту статью друзьям, коллегам и всем, кто общается в мессенджерах по работе.
- Прикрепите ссылку на эту статью в ваших рабочих чатах.
